Microsoft Excel की मुख्य विशेषताओं में से एक है डेटा को टेबल में बदलना(Convert Data into a Table) है। टेबल आपके डेटा को न केवल साफ-सुथरा बनाती हैं, बल्कि इसमें फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग और ऑटोमैटिक अपडेट जैसे फीचर भी मिलते हैं। टेबल आपके डेटा के उपयोग को आसान बनाने में भी मदद करती हैं।
टेबल के इतने लाभों को जानने के बाद आइए जानते हैं कि डेटा को टेबल में कैसे बदलते हैं
How to Convert Data into a Table
Table of Contents
Step 1: Open Your Excel Workbook
सबसे पहले अपनी वह एक्सेल वर्कबुक ओपेन करें। जिसके डेटा को आप टेबल में कन्वर्ट करना चाहते हैं। आपका डेटा इस तरह से ऑर्गनाइज़ होना चाहिए, जोकि टेबल बनाने के लिए उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए:
- प्रत्येक कॉलम के लिये स्पष्ट हेडर होना चाहिए, जो उसमें मौजूद डेटा के प्रकार का वर्णन करता हो।
- डेटासेट में कोई रिक्त पंक्ति या कॉलम नहीं होना चाहिए।
Dataset का एक उदाहरण इस प्रकार से है –
Step 2: डेटा को सेलेक्ट करना
अपने माउस की मदद से उन सेल की रेंज पर क्लिक व ड्रैग करें, जिन्हें आप टेबल में ऐड करना चाहते हैं। ऊपर दिए गए उदाहरण में, आप B4 से E8 तक के सेल (हेडर सहित) सेलेक्ट करेंगें।
Step 3: एक्सेल में टेबल बनाने के तरीकों में से किसी एक का प्रयोग करना
इक्सेल में टेबल बनाने मुख्य तरीके इस प्रकार हैं:
1. रिबन मेनू का उपयोग करना-
- रिबन पर Insert टैब पर क्लिक करें।
- इसके पश्चात Tables ग्रुप में Table बटन पर क्लिक करें। इमेज –
- क्लिक करते ही ” Create Table” डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा, जिसमें Table Range को कन्फर्म करें।
- यदि आपके डेटा में कॉलम हेडर हैं, तो ‘My table has headers’ चेकबॉक्स को टिक कर दें।
- अब OK पर क्लिक करते ही आपका डेटा टेबल में कन्वर्ट हो जाएगा। इमेज –
2. Home टैब के Styles ग्रुप से Format as Table कमांड का उपयोग करना
इसके लिये –
- होम टैब पर क्लिक करें।
- अब Styles ग्रुप में ‘Format as Table’ कमांड पर क्लिक करें।
- खुलने वाले ड्रॉपडाउन मेन्यू से table स्टाइल को सेलेक्ट करें। इमेज –
- स्टाइल सेलेक्ट करते ही ‘Format As Table’ का डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा। इमेज –
- डायलॉग बॉक्स में टेबल रेंज को कन्फर्म कर दें।
- यदि आपके डेटा में कॉलम हेडर हैं, तो ‘My table has headers’ चेकबॉक्स को टिक कर दें। यदि नहीं है, तो Excel डिफ़ॉल्ट हेडर (जैसे, कॉलम 1, कॉलम 2) इन्सर्ट कर देगा।
- अब OK पर क्लिक करें। क्लिक करते ही आपका डेटा सेलेक्ट करे हुए Table Style में फॉर्मैट हो जाएगा। इमेज –
Step 4 : टेबल को मॉडीफ़ाई करना-
एक बार जब आप अपनी टेबल बना लेते हैं, तो आप अपनी टेबल को इस तरह से कस्टमाइज़ कर सकते हैं:
- रिबन पर Table Design (या Table Tools) टैब को ऐक्टिवेट करने के लिए टेबल में कहीं भी क्लिक करें।
- अब आप Table Styles गैलरी से कोई अलग स्टाइल चुन सकते हैं।
- Rows को इन्सर्ट या डिलीट करके टेबल का साइज़ भी बड़ा या छोटा कर सकते हैं।
- अतिरिक्त Rows या कॉलम को इन्सर्ट करने के लिए टेबल के निचले-दाएँ कोने पर क्लिक करें और खींचें। इमेज देखें –
- आप टेबल का स्वरूप बदलने के लिए विभिन्न options को On या Off कर सकते हैं जैसेकि Header Row, Total Row, Banded Rows, Filter Button आदि इसके लिये निम्न चरणों का पालन करें-
- टेबल के किसी Cell को सेलेक्ट करें और Design टैब पर क्लिक करें।
- Table Style Options ग्रुप में अपने वांछित Options को Check या Uncheck करें।
Step 5 : Worksheet Save करें
अपने डेटा को टेबल में बदलने और उसे अपनी ज़रूरतों के हिसाब से कस्टमाइज़ करने के बाद, अपनी वर्कबुक को सेव करना न भूलें।
How to Remove a Table
टेबल को रिमूव करना या टेबल को वापस रेंज में बदलें: अगर आपको अब टेबल फ़ॉर्मेट की ज़रूरत नहीं है, तो आप इसे वापस सामान्य रेंज में बदल सकते हैं। इसके लिये
- टेबल में कहीं भी क्लिक करें व फिर Design टैब पर क्लिक करें।
- अब Tools ग्रुप में Convert to Range कमांड पर क्लिक करें।
- क्लिक करते ही एक डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा जिसमें Yes पर क्लिक करें।
- अब रेंज में आपका डेटा और फोर्मेटिंग ही रह जाएगी।
- फोर्मेटिंग को हटाने के लिये Home टैब पर Clear कमांड पर क्लिक करें व ड्रॉपडाउन मेन्यू से Clear Format कमांड पर क्लिक करें।