PROPER Function in Excel: Capitalize Names Like a Pro

PROPER Function: एक्सेल में जब फ़ंक्शन के बारे में बात करी जाती है तो प्रायः नम्बर्स के साथ गणना करने के बारे मे सोचा जाता हैं। लेकिन क्या आपको पता है कि कुछ फ़ंक्शन आपको टेक्स्ट को फ़ॉर्मेट करने में भी मदद कर सकते हैं। इसका एक अच्छा उदाहरण PROPER फ़ंक्शन है, जो सेल में हर शब्द के पहले अक्षर को कैपिटल कर सकता है।

यदि आपकी शीट के सेल्स में नाम या टाइटल्स हैं, तो आप PROPER फ़ंक्शन का उपयोग करके सभी सेल्स के नाम व टाइटल्स के पहले अक्षर को कैपिटल कर सकते हैं PROPER फ़ंक्शन Google शीट में भी काम करता है।

जब आप Microsoft Excel में बड़े डेटासेट के साथ काम करते हैं, तो टाइम, नेम जैसी टेक्स्ट एंट्रीस को पठनीय और डॉक्यूमेंट को प्रोफेशनल बनाने के लिए महत्वपूर्ण हो जाता है कि उन्हे सही प्रकार से फॉर्मैट किया जाए। यदि शीट में नेम कुछ लोअरकेस में, कुछ अपरकेस में और अन्य मिश्रित केस में हों तो बहुत परेशानी का सामना करना पडता है, लेकिन, Excel के PROPER Function प्रयोग इस परेशानी से बचा सकता है।

इस पोस्ट में आप जानेगें कि PROPER Function का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

PROPER Function क्या है?

Excel में PROPER फ़ंक्शन को टेक्स्ट स्ट्रिंग के प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
PROPER फ़ंक्शन का सिंटैक्स इस प्रकार है:

=PROPER(text)

  • text: यह इनपुट टेक्स्ट या सेल रेफ्रन्स है, जिसमें वह टेक्स्ट होता है जिसे आप फ़ॉर्मेट करना चाहते हैं। फ़ंक्शन स्ट्रिंग में प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर को कैपिटलाइज़ करेगा और अन्य सभी अक्षरों को लोअरकेस में बदल देगा।

PROPER फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

आइए जानते हैं कि Excel में नेम को कैपिटल करने के लिए PROPER Function का उपयोग कैसे करते हैं –

Step 1: अपनी वर्कशीट को ओपेन करें

आपकी वर्कशीट में आपका डेटासेट तैयार होना चाहिए। उदाहरण के लिए, मान लें कि कॉलम A में ऐसे नामों की लिस्ट है जिनका फॉर्मैट अलग-अलग(inconsistent) है। निम्न इमेज देखें-

Step 2: एक ब्लैंक कॉलम सेलेक्ट करें

अब एक खाली कॉलम चुनें जहाँ आप फ़ॉर्मेट किए गए नाम दिखाना चाहते हैं। जैसेकि हमने कॉलम B को PROPER Function का रिजल्ट दिखाने के लिये सेलेक्ट किया है।

Step 3: PROPER फ़ंक्शन का प्रयोग करें

सबसे पहले कॉलम B के पहले सेल (B2) में निम्न फार्मूला लिखें:

=PROPER(A2)

इस फॉर्मूले में A2 वह सेल है जिसमें वह मूल नाम है जिसे हम फ़ॉर्मेट करना चाहते हैं। इमेज देखें

PROPER Function

Step 4: फ़ॉर्मूला कॉपी करें

B2 में फ़ॉर्मूला लिखने के बाद, Enter दबाएँ। अब A2 में लिखे हुए नाम B2 में Propercase में दिखाई देगा। फ़ॉर्मूले को पूरे कॉलम में अप्लाइ करने के लिये फिल हैंडल को नीचे की ओर सारी rows में ड्रैग करें। ड्रैग करते ही A कॉलम के सभी नेम B कॉलम में Proper case में डिस्प्ले होने लगेगें।

Step 5: मूल डेटा बदलें

यदि आप कॉलम A के सभी नामों को कॉलम B के फॉर्मैट किए हुए नामों से बदलना चाहते है तो कॉलम B के सभी सेल्स को कॉपी करें व कॉलम A में ‘Paste Values’ ऑप्शन का प्रयोग करते हुए पेस्ट कर दें। ऐसा करते ही कॉलम A का डेटा ओवरराइट हो जाएगा।

Proper Function

ध्यान रखने योग्य बातें

जबकि PROPER Function अत्यधिक उपयोगी है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएँ हैं जिनके बारे में पता होना आवश्यक है:

  1. PROPER फ़ंक्शन हर शब्द के पहले अक्षर को कैपिटल करता है। यह विशेष फ़ॉर्मेटिंग वाले नामों के लिए आदर्श नहीं हो सकता है, जैसे:
    mcDonald – Mcdonald के रूप में फ़ॉर्मेट होगा।
    O’Connor – O’connor के रूप में फ़ॉर्मेट होगा।
    ऐसे में आपको फ़ंक्शन का प्रयोग करने के बाद मैन्युअल रूप से इसे सही करने की आवश्यकता होगी।
  2. यदि टेक्स्ट में संख्याएँ या स्पेशल कैरेक्टर हैं, तो PROPER फ़ंक्शन उन्हें अनदेखा कर देगा, लेकिन नेम के पहले अक्षर को कैपिटल कर देगा। उदाहरण के लिए:
    o 123john doe – 123John Doe बन जाएगा।
  3. PROPER Function छोटे व मध्यम डेटासेट के लिए अच्छी तरह से काम करता है, बहुत बड़े डेटासेट के साथ काम करने के लिए इसे अतिरिक्त प्रोसेसिंग समय की आवश्यकता हो सकती है।

निष्कर्ष

PROPER फ़ंक्शन एक्सेल में नामों को कैपिटलाइज़ करने के लिए एक सरल लेकिन शक्तिशाली टूल है। चाहे आप नामों की एक छोटी लिस्ट को मैनेज कर रहे हों या एक बड़े डेटासेट को, यह फ़ंक्शन आपका समय और प्रयास बचा सकता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपका डेटा प्रोफेशनल दिखेगा। PROPER फ़ंक्शन को अपने वर्कफ़्लो में शामिल करके, आप अपने डेटा की विज़ुअल अपील में सुधार कर सकते हैं।

MS Excel Tutorial

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