Excel में Data की Analysis, Calculation व डेटा को कैसे व्यवस्थित करना है आदि कार्य करने के लिए आपको Excel में Cell के साथ काम करना आना चाहिए।
Introduction to cells and cell content
Cell किसी Worksheet का मुख्य Elements होता है। उनमें Text, Formatting Attributes, Formulas, व Functions आदि विभिन्न प्रकार का कॉन्टेन्ट हो सकता है। सेल के साथ काम करने के लिए, आपको यह जानना होगा कि उनको कैसे सेलेक्ट करें, उसमें कॉन्टेन्ट कैसे इन्सर्ट करें व कैसे हटाएँ।
Excel Worksheet के हर एक आयताकार बॉक्स (Rectangular Box) को Cell कहा जाता है या कह सकते हैं कि Excel Worksheet की सबसे छोटी यूनिट Cell कहलाती है।
प्रत्येक सेल का एक नाम, या एक address होता है। किसी selected Cell का address, ‘Name Box’ में दिखाई देता है। आप एक समय में कई cells एक साथ सेलेक्ट कर सकते है। सेल्स के ग्रुप को Range कहा जाता है।
To select a cell
- किसी एक सेल को सेलेक्ट करने के लिए उस पर क्लिक करें। सेल जब सेलेक्ट होता है तो आप उसके चारों ओर borders देख सकते हैं व ‘column‘ तथा ‘row heading‘ highlight हो जाती हैं।
- सेल को Shift+Arrow keys या माउस (लेफ्ट माउस बटन को प्रेस करें व ड्रैग करें) की मदद से सेलेक्ट करा जा सकता है।
To select multiple cells
अपने माउस से किसी सेल पर क्लिक करें और तब तक खींचें जब तक कि आपके इच्छित सभी निकटवर्ती सेल हाइलाइट न हो जाएं। इस तरह से आप कई सेल्स एक साथ सेलेक्ट कर सकते हैं। सभी सेल्स तब तक सेलेक्ट रहेगें, जब तक आप वर्कशीट में कहीं और पर क्लिक नहीं करेंगें।
Cell content
सेल में निम्न प्रकार का कॉन्टेन्ट रखा जा सकता है
- Text : अक्षर, नंबर, तारीख आदि
- सेल्स में Formatting attributes भी दिए जा सकते हैं।
- सेल में comments भी स्टोर कर सकते हैं।
- Formulas और functions का प्रयोग सेल की value की गणना करने के लिए किया जा सकता है।
To insert content
- सेल पर क्लिक करें।
- कीबोर्ड की सहायता से कॉन्टेन्ट टाइप करें। आपका कॉन्टेन्ट सेल के अतिरिक्त formula bar में दिखाई देगा। आप कॉन्टेन्ट को formula bar में भी एडिट या टाइप कर सकते हैं।
To delete content within cells
- उस सेल को सेलेक्ट करें जिसका कॉन्टेन्ट आप डिलीट करना चाहते हैं
- Ribbon पर Clear command पर क्लिक करें। खुलने वाले Menu में Clear Contents को सेलेक्ट करें।
- आप keyboard की Backspace key या Delete key का प्रयोग भी कॉन्टेन्ट को डिलीट करने के लिए कर सकते हैं।
To delete cells
- उस सेल को सेलेक्ट करें, जिसे आप डिलीट करना चाहते हैं।
- Ribbon से Delete कमांड पर क्लिक करें।
किसी सेल के कॉन्टेन्ट को डिलीट करना और सेल को डिलीट करने में एक महत्वपूर्ण अंतर यह है कि यदि आप किसी सेल को डिलीट करते हैं, तो डिफ़ॉल्ट रूप से इसके नीचे के सेल स्थानांतरित हो जाएंगे और डिलीट किए गए सेल के स्थान पर शिफ्ट हो जाएंगे।
To copy and paste cell content:
- सेल को सेलेक्ट करें जिसे आप copy करना चाहते हैं।
- Copy command पर क्लिक करें या Ctrl+C प्रेस करें। सेल का बॉर्डर ब्लिंक करने लगेगा।
- जिस सेल में आप कॉन्टेन्ट को पेस्ट करना चाहते हैं उस सेल को सेलेक्ट करें।
- Paste कमांड पर क्लिक करें या Ctrl+V प्रेस करें। Copy किया हुआ कॉन्टेन्ट सेलेक्ट किए हुए सेल में पेस्ट हो जाएगा अर्थात display होने लगेगा।
To cut and paste cell content
- जिस सेल को आप Cut करना चाहते हैं उसे Select करें।
- Cut command पर क्लिक करें या Ctrl+X प्रेस करें।
- अब उस सेल को Select करें जहाँ आप कॉन्टेन्ट को पेस्ट करना चाहते हैं।
- Paste command पर क्लिक करें या Ctrl+V प्रेस करें। Cut किया हुआ कॉन्टेन्ट अपने मूल सेल से हट जायगा और आपके द्वारा सेलेक्ट किए हुए सेल में इन्सर्ट हो जायगा।
To drag and drop cells
- जिस cell को Move करना है उसे सेलेक्ट करें।
- अपने माउस के कर्सर को सेलेक्ट किए हुए सेल के बाहरी किनारों में से एक पर ले जाएं। माउस एक सफेद क्रॉस से 4 तीरों के साथ एक काले क्रॉस में बदल जाएगा।
- अब माउस का लेफ्ट बटन दबा कर सेल को Click व Drag करके नए स्थान पर ले जाएँ।
- माउस बटन को छोड़ दे, सेल नई जगह पर Move हो जायगा।