Pivot tables इक्सेल का एक ऐसा टूल है जिसके द्वारा आप अपने डेटा को बहुत आसानी से सारांशित(summarize) कर सकते हैं। जिससे उसको आसानी से विश्लेषित व ऑर्गनाइज़ किया जा सकता है। आप इसके द्वारा एक बड़े डेटासेट से वांछित जानकारी निकाल सकते हैं।
जब कभी वर्कशीट में बहुत अधिक डेटा होता है, तो प्रायः वर्कशीट में सभी जानकारी का विश्लेषण करना मुश्किल हो जाता है। ऐसे में आप Pivot table का प्रयोग करके वर्कशीट के डेटा को आसानी से मैनेज कर सकते हैं। आइए जानते हैं कि Pivot Table कैसे बनाई जाती हैं।
Create a Pivot Table – Excel
इक्सेल में Pivot table बनाने के लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें-
Step 1: Prepare Your Data
Pivot टेबल बनाने से पहले निम्न बातों का ध्यान रखें-
• आपका डेटा Rows व कॉलम में ऑर्गनाइज़ होना चाहिए।
• प्रत्येक कॉलम का एक यूनीक हेडर होना चाहिए।
• डेटासेट में ब्लैंक Rows या Columns नहीं होने चाहिए।
Step 2: Select the Data Range
- उस डेटासेट को हाइलाइट करें जिसे आप पिवट टेबल के लिए उपयोग करना चाहते हैं या डेटासेट के भीतर कहीं भी क्लिक करें ( एक्सेल स्वतः रेंज का चयन करेगा)। निम्न इमेज देखें –
- अब Insert टैब के टेबल ग्रुप में Pivot Table कमांड पर क्लिक करें।
- क्लिक करते ही पिवटटेबल डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा। जिसमें टेबल रेंज को कन्फर्म करें व पिवट टेबल को प्लेस करने के लिये स्थान चुने।
- तत्पश्चात फिर OK पर क्लिक करें।
- OK पर क्लिक करते ही एक ब्लैंक Pivot Table आपके द्वारा चुने हुए स्थान पर क्रीऐट हो जाएगी। आपकी ब्लैंक पिवट टेबल के राइट साइड में Pivot Table Field List(Field Pane) का डायलॉग बॉक्स डिस्प्ले होगा। इमेज देखें –
Step 4: Configure the Pivot Table Fields
आइए जानते है कि Field Pane को कैसे Configure करना है।
Pane में उन fields को सेलेक्ट करिए जिन्हे आप रिपोर्ट में डिस्प्ले करवाना चाहते हैं। प्रत्येक फ़ील्ड, सोर्स डेटा का एक कॉलम हेडर होती है।
- Row Lable: इस एरिया में उन फील्ड्स को रखें जिन्हें आप Row के lable के रूप में दिखाना चाहते हैं। (जैसेकि product names, categories).
- Column Lable: इस एरिया में उन फील्ड्स को रखें जिन्हें आप कॉलम हेडर के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं। (जैसेकि regions, time periods).
- Values: इस एरिया में टोटल, एवरेज आदि करने के लिये numerical फील्ड्स को रखें।
- Report Filter: पूरी पिवट टेबल को फ़िल्टर करने के लिए इस एरिया का प्रयोग करें।
आप फील्ड्स को अपने अनुसार Rows, Columns, Values या Filters किसी भी एरिया में ड्रैग करके के छोड़ सकते हैं। ऐसा करते ही आप की पिवट टेबल क्रीऐट हो जाएगी। इमेज देखें –
Tip: Values area में ड्रॉप-डाउन एरो पर क्लिक करें। Sum, Average आदि जैसी कैलकुलेशन करने के लिए Value Field Settings को चुनें।
Step 5: Format and Analyze
आप अपनी पिवट टेबल में इक्सेल के फोर्मेटिंग टूल्स का भी प्रयोग कर सकते हैं। डेटा को फ़िल्टर कर सकते है व Slicers का प्रयोग भी कर सकते हैं। Rows व कॉलम में Sorting व Grouping कर सकते हैं।
एक्सेल में डेटा के साथ काम करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए Pivot Table उपयोगी टूल है। जिसकी मदद से आप कुछ ही क्लिक में डेटा को सार्थक जानकारी में बदल सकते हैं।
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