Excel के SUBTOTAL फ़ंक्शन को एक बहुत ही उपयोगी टूल कहा जा सकता है, क्योंकि यह आपको हाइड किए गए या फ़िल्टर किए गए डेटा के साथ विभिन्न प्रकार की गणनाएँ करने की सुविधा देता है, जैसे जोड़ना, औसत निकालना, या गिनना। फिर चाहे आप Excel के कोई अनुभवी यूजर हों या एक नए यूजर हों। इस फ़ंक्शन का उपयोग सीखने के पशचात आप डेटा विश्लेषण(Data Analysis) बेहतर प्रकार से कर सकते हैं और अपने काम को अधिक प्रभावी बना सकते हैं।
SUBTOTAL फ़ंक्शन क्या है?
SUBTOTAL फ़ंक्शन का उपयोग डेटा की किसी विशिष्ट रेंज के लिये उपयोग व अन्य कैलकुलेशन जैसे औसत, जोड़ आदि की गणना करने के लिए किया जाता है। इसका सबसे बड़ा लाभ यह है कि आप यह तय कर सकते हैं कि हाइड करी गई या फ़िल्टर करी गई पंक्तियाँ कैलकुलेशन में शामिल होंगी या नहीं।
यह फ़ंक्शन विशेष रूप से बड़े डेटासेट के लिए उपयोगी है क्योंकि इसकी मदद से आप डेटा को मैन्युअल रूप से ऐडजस्ट किए बिना ही इनफार्मेशन को जल्दी व आसानी से सारांशित(Summarize) कर सकते हैं।
SUBTOTAL फ़ंक्शन का सिंटैक्स
SUBTOTAL फ़ंक्शन का सिंटैक्स इस प्रकार है:
SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2], …)
• function_num: यह बताता है कि आप Excel से किस प्रकार का कैलकुलेशन करवाना कहते है। प्रत्येक ऑपरेशन का अपना नंबर होता है।
• ref1, ref2, …: ये वह सेल रेंज हैं जिन पर आप कैलकुलेशन करना चाहते हैं।
फ़ंक्शन नंबर
function_num – यह वे नंबर होता है जो इक्सेल को यह बतलाता है कि कौन सा ऑपरेशन किया जाएगा। Excel दो प्रकार के नंबर प्रदान करता है—एक जो हाइड करी हुई पंक्तियों को अनदेखा करता है और दूसरा जो सभी पंक्तियों (सभी दिखने वाली(Visible) और हाइड करी हुई) को शामिल करता है।
कुछ सामान्य फ़ंक्शन नंबरों की लिस्ट निम्न तलिका में दी गई है:
फ़ंक्शन | हाइड करी हुई लाइंस को शामिल नहीं करता है | सभी पंक्तियाँ शामिल करता है |
AVERAGE | 101 | 1 |
COUNT | 102 | 2 |
COUNTA | 103 | 3 |
MAX | 104 | 4 |
MIN | 105 | 5 |
PRODUCT | 106 | 6 |
STDEV | 107 | 7 |
SUM | 109 | 9 |
उदाहरण के लिए, यदि आप केवल दृश्यमान(Visible) लाइंस का जोड़ निकालना चाहते हैं, तो आप फ़ंक्शन नंबर 109 का उपयोग करेंगे। जबकि फ़ंक्शन नंबर 9 सभी लाइंस का जोड़ करेगा, यह हाइड करी हुई लाइंस को को भी जोड़ लेगा अर्थात उन्हे इग्नोर नहीं करेगा।
SUBTOTAL फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें
आइए एक सरल उदाहरण के द्वारा समझते हैं –
- डेटा: मान लें कि आपके पास A1 से A10 में सेल्स डेटा है, और आप हाइड करी गई या फ़िल्टर की गई लाइंस को छोड़कर। केवल विज़िबल लाइंस का जोड़ निकालना चाहते हैं। तो निम्न स्टेप्स को अपनाएं-
- o उस सेल में क्लिक करें जहाँ आप रिजल्ट को देखना चाहते हैं।
o अब उस सेल में फॉर्मूला लिखें: =SUBTOTAL(109, A1:A10) और Enter दबाएँ।
यह फॉर्मूला केवल वीज़िबल डेटा को जोड़ता है। यदि कोई लाइंस फ़िल्टर की जाती हैं या छिपाई जाती हैं, तो रिजल्ट स्वतः ही अपडेट हो जाएगा।
- o उस सेल में क्लिक करें जहाँ आप रिजल्ट को देखना चाहते हैं।
SUBTOTAL और अन्य फ़ंक्शनों के बीच अंतर
SUBTOTAL फ़ंक्शन डेटासेट में केवल विज़िबल डेटा के आधार पर अपनी गणना को अपडेट करता है, जबकि SUM या AVERAGE फ़ंक्शन पूरे डेटा रेंज में काम करते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप SUM फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं, तो यह रेंज में सभी वैल्यूस(values) को जोड़ देगा, चाहे वे छिपी हुई हों या नहीं। इसके विपरीत, SUBTOTAL आपको उन छिपी हुई पंक्तियों को अनदेखा कर देगा।
SUBTOTAL के लाभ
- फ़िल्टर किए गए डेटा के साथ काम करता है: SUBTOTAL फ़ंक्शन फ़िल्टर किए गए डेटा के साथ विशेष रूप से उपयोगी है।
- हाइड करी हुई लाइंस को अनदेखा करता है।
- SUBTOTAL आपको कई प्रकार की कलकुलेशन जैसे जोड़, गिनती, औसत आदि कर सकता है।
निष्कर्ष
SUBTOTAL फ़ंक्शन Excel का एक शक्तिशाली फीचर है जो आपको डेटा का अधिक कुशलता से विश्लेषण करने में मदद करता है, खासकर फ़िल्टर की गई या हाइड करी हुई लाइंस के साथ। यह आपका समय बचाता है।
आपका डेटासेट चाहें बड़ा हो या छोटा, SUBTOTAL आपको जल्दी और सटीक जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है, वह भी फॉर्मूलों को मैन्युअल रूप से अपडेट किए बिना ही।
अब जब आपको SUBTOTAL फ़ंक्शन के बारे में जानकारी हो गई है, तो अब आप इसे अपने अगले Excel प्रोजेक्ट में आज़मा सकते। यह आपके डेटा रिपोर्टिंग और विश्लेषण के कार्यों को सुगम बना सकता है।