Ms Excel – How to Modify Columns, Rows, and Cells

Excel Worksheet में सेल व कॉलम की Height व Width डिफ़ॉल्ट रूप से समान होती है। यद्यपि आप इसको विभिन्न तरह से Modify कर सकते हैं, जिसमें टेक्स्ट को wrap करना, सेल को Merge करना भी शामिल है।

How to Modify column width

प्रायः कॉलम की Width fixed होने के कारण वे long कंटेन्ट को डिस्प्ले नहीं कर पाते। अतः हम column width को बढ़ा कर कंटेन्ट को डिस्प्ले करा सकते हैं। नीचे दर्शायी हुई इमेज में कॉलम A की width कंटेन्ट के अनुसार कम है। इसकी चौड़ाई बढ़ाने के लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करेंगें –

  • अपने माउस को Column Heading की column line पर ले जायें, जिससे कि माउस का कर्सर double arrow में परिवर्तित हो जाए।
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  • अब लेफ्ट माउस बटन को प्रेस करें व कॉलम चौड़ाई को बढ़ाने या घटाने के लिए माउस को drag करें।
  • जब आपके कॉलम की चौड़ाई आपकी इच्छानुसार हो जाए तो माउस के बटन को छोड़ दें।
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नोट: Excel में Numerical data का कॉलम बहुत छोटा होने पर उसमें डेटा के स्थान पर सिम्बल(###) दिखेगा। डेटा को show कराने के लिए बस कॉलम की चौड़ाई बढ़ा दें।

AutoFit column width

  1. AutoFit फीचर के द्वारा Excel कॉलम की Width को स्वतः ही आपके कंटेन्ट के अनुसार set कर देगा और आपका कंटेन्ट कॉलम में अपने आप ही फिट हो जाएगा।
  2. अपने माउस को Column Heading की column line पर ले जायें, जिससे कि माउस का कर्सर double arrow में परिवर्तित हो जाए।
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  • माउस को डबल-क्लिक करें. कंटेन्ट को फिट करने के लिए कॉलम की चौड़ाई अपने आप ही बदल जाएगी।

Tip: Excel में आप कई सारे columns की चौड़ाई को AutoFit फीचर के द्वारा एक साथ ही set कर सकते हैं। वे सारे columns सेलेक्ट करें जिन्हें आप AutoFit करना चाहते हैं व फ़िर Home Tab के Format ड्रॉप डाउन मेन्यू में AutoFit Column Width कमांड को सेलेक्ट करें। इस ही प्रक्रिया को आप Row Height के लिए भी प्रयोग कर सकते हैं।

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How to Modify Row Height

  • अपने माउस को column line पर ले जायें, जिससे कि माउस का कर्सर double arrow में परिवर्तित हो जाए।
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  • लेफ्ट माउस बटन को प्रेस करें व Row की चौड़ाई को बढ़ाने या घटाने के लिए माउस को drag करें।
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  • जब आपके कॉलम की चौड़ाई इच्छानुसार हो जाए तो माउस के बटन को छोड़ दें।

How To Modify all Rows or Columns

Rows और Columns को अलग-अलग Modify करने के बजाए, आप प्रत्येक row व column की height व width को एक ही समय में Modify कर सकते हैं लेकिन इस मेथड से आप Excel Worksheet की प्रत्येक rows व columns को एक समान आकार(uniform size) ही दे सकते हैं। आइए जानते हैं कि वर्कशीट में Uniform Row Height कैसे सेट करते हैं।

  • वर्कशीट के सभी Cells को सेलेक्ट करने के लिए Name box के नीचे Select All बटन को सेलेक्ट करें।
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  • अब माउस के cursor को row Line पर ले जाएँ जिससे कि कर्सर double Arrow में परिवर्तित हो जाए।
  • Rows की हाइट को बढ़ाने व घटाने के लिए माउस को क्लिक व ड्रैग करें, जब हाइट आपकी इच्छानुसार हो जाए तो माउस के बटन को छोड़(Release) दें। पूरी वर्कशीट में Rows की हाइट बदल जाएगी।

Inserting Deleting Moving and Hiding Rows & Column

जब हम Excel की किसी Workbook में कार्य करते हैं, तो प्रायः हमें Rows व columns को Insert करने की, Delete करने की, एक स्थान से दूसरे स्थान पर Move करने की या उन्हें Hide या Unhide करने की आवश्यकता हो सकती है।

Insert rows in Excel

  • उस Row Number को सेलेक्ट करें जिसके ऊपर आप Row को Insert करना कहते हैं। हम Row नंबर 3 व 4 के मध्य में Row को इन्सर्ट करना चाहते हैं, अतः हम Row नंबर 4 को सेलेक्ट करेंगें।
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  • Home टैब के Cells ग्रुप में Insert कमांड पर क्लिक करें।
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  • क्लिक करते ही एक नई Row सेलेक्ट करी हुई Row के ऊपर इन्सर्ट हो जाएगी।
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नोट: जब आप Excel में एक नई Row, Column या cell को इन्सर्ट करते हैं तो एक Paintbrush Icon इन्सर्ट करे हुए सेल के पास डिस्प्ले होने लगती है। इस Icon की मदद से आप यह सेलेक्ट कर सकते हैं कि इन्सर्ट करे हुए सेल में Excel किस प्रकार कि फोर्मेटिंग करे।
डिफ़ॉल्ट रूप से Excel वही फोर्मेटिंग इस्तेमाल करता है जो आपने प्रयोग की है। अन्य options को एक्सेस करने के लिए Icon के Drop down Arrow पर क्लिक करें।

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Insert columns in Excel

नया कॉलम इन्सर्ट करने के लिए Row के स्थान पर कॉलम को सेलेक्ट करें व इन्सर्ट कमांड पर क्लिक करें।

  1. उस Column हेडिंग को सेलेक्ट करें जिसके लेफ्ट में आप नया कॉलम Insert करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए यदि आप कॉलम B व C के मध्य में एक नया कॉलम इन्सर्ट करना चाहते हैं, तो आप कॉलम C को सेलेक्ट करें।
  2. Home टैब पर Insert कमांड पर क्लिक करें।
  3. क्लिक करते ही एक नया कॉलम सेलेक्ट करे हुए कॉलम के Left में Insert हो जाएगा।

नोट: जब आप कोई नई Row या Column इन्सर्ट करें, तो इन्सर्ट करने से पहले Row या column की हेडिंग को select करें न कि सेल को। केवल सेल को सेलेक्ट करने से Excel Row या column को इन्सर्ट नहीं करेगा बल्कि केवल एक नया सेल इन्सर्ट करेगा।

Delete a Row or Column in Excel

Excel में Row व Column को डिलीट करना बहुत ही आसान है। इसके लिए निम्न Steps को अपनाएं –

  1. उस row या column को सेलेक्ट करें जिसे Delete करना है
  2. Home टैब पर Delete कमांड पर क्लिक करें।
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  • क्लिक करते ही सेलेक्ट करी हुई Row या Column डिलीट हो जाएगा और उसके नीचे की Row ऊपर की तरफ़ shift हो जाएगी।

एक Row या column को डिलीट करना या उनके content को Clear करना दोनों में अंतर होता है जिसे समझना आवश्यक है। यदि आप Row या column के content को डिलीट करना चाहते हैं तो उस की हेडिंग पर right क्लिक करें व फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से Clear Content कमांड का चयन करें।

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Move a Row or Column in Excel

Excel worksheet में कॉलम या Row को Move करने के लिए निम्न स्टेप्स देखें । निम्न उदाहरण में हम एक कॉलम को Move करेंगें, इसी प्रक्रिया से आप Row को भी मूव कर सकते हैं। बस कॉलम के स्थान पर Row को सेलेक्ट करें।

  • जिस कॉलम/Row को आप move करना चाहते हैं, उसकी हेडिंग को सेलेक्ट करें।
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  • Home टैब पर cut कमांड को क्लिक करें या कीबोर्ड पर ctrl+X प्रेस करें।
  • अब उस कॉलम हेडिंग को सेलेक्ट करें जिसके Right में आप कॉलम को मूव करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए यदि आप कॉलम को A व B के मध्य में मूव करना चाहते हैं तो आप को कॉलम B को सेलेक्ट करना होगा।
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  1. कॉलम को सेलेक्ट करने के पश्चात Home टैब पर Insert कमांड पर क्लिक करें व Drop down menu से Insert Cut Cells कमांड पर क्लिक करें।
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  • क्लिक करते ही cut किया हुआ कॉलम, सेलेक्ट करी हुई Location पर move हो जाएगा।
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आप माउस को राइट क्लिक करके भी Cut व Insert कमांड को एक्सेस कर सकते हैं तथा अन्य commands को भी एक्सेस कर सकते हैं।

Hide and Unhide a Row or Column in Excel

Excel में आप कॉलम व rows को Hide या unhide भी कर सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें

  • उस कॉलम को सेलेक्ट करें जिसे आप Hide करना चाहते हैं व माउस को Right क्लिक करें। खुलने वाले मेन्यू में Option Hide को सेलेक्ट करें।
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  • क्लिक करते ही columns hide हो जाएगें व उनके स्थान पर एक Dark लाइन दिखाई देने लगेगी।
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  1. Columns को unhide करने के लिए dark लाइन के दोनों साइड के columns को सेलेक्ट करें व माउस को राइट क्लिक करें तथा खुलने वाले मेन्यू में ऑप्शन Unhide को सेलेक्ट करें।
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  • क्लिक करते ही hidden columns दिखाई देने लगेगें।
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