Cell Formatting in Excel is Very Easy

Excel में Cell Formatting से तात्पर्य टेक्स्ट की फॉन्ट की फोर्मेटिंग करना, सेल में टेक्स्ट की पोजीशन(Alignment) बदलना व सेल्स की Height या width आदि चेंज करना , इसके अतरिक्त सेल्स के नंबर की फोर्मेटिंग करनाआदि होता है। आइए जानते हैं कि Cell Formatting in Excel कैसे होती है।

Formatting of Font

Excel में सेल के कंटेन्ट की Formatting by Default एक सी ही होती है। जिसके कारण इन्फॉर्मैशन को अलग-अलग समझ व पढ़ पाना मुश्किल हो सकता है।

कंटेन्ट की फोर्मेटिंग अपने अनुसार करके आप Worksheet के स्वरूप में बदलाव ला सकते हैं, जिससे आप कंटेन्ट को अलग सेक्शन में विभाजित कर सकते है व उसके पश्चात कंटेन्ट को आसानी से पढ़ा व समझा जा सकता है।

जब हम Excel को ओपेन करते हैं डिफ़ॉल्ट रूप से जो फॉन्ट Selected होती है वह Calibri होती है। Excel में और भी बहुत सी fonts होती हैं जिसका प्रयोग करके आप Text की Formatting कर सकते हैं। आइए cell के टेक्स्ट की font की formatting करते हैं।

  • Cell(s) को सेलेक्ट करें जिसे आप modify करना चाहते हैं।
  • Home टैब के font group में Font कमांड के पास drop-down arrow पर क्लिक करें व इच्छानुसार फॉन्ट को सेलेक्ट करें। हम Arial को सेलेक्ट करेंगें।
  • क्लिक करते ही टेक्स्ट की फॉन्ट बदल जाएगी।
Formatting
Formatting of Font
अवश्य पढ़ें
How to Modify column Rows & CellsExcel Basic Introduction
How to Protect Excel FileCreate and open workbook

Formatting of Font Size

  1. उस cell(s) को सेलेक्ट करें जिसे आप modify करना चाहते हैं।
  2. Home टैब के font ग्रुप में Font Size कमांड के drop-down arrow पर क्लिक करें व फिर font size को सेलेक्ट करें। जैसेकि हमने text को बड़ा करने के लिए फॉन्ट साइज़ 26 का इस्तेमाल किया है।
  3. क्लिक करते ही Text सेलेक्ट किए हुए साइज़ में बदल जाएगा।
    आप Increase Font Size और Decrease Font Size कमांड का भी इस्तेमाल कर सकते हैं या कीबोर्ड की मदद से फॉन्ट साइज़ टेक्स्ट बॉक्स में अपने अनुसार custom font size भी दे सकते हैं।
Formatting

Formatting of Font Color

  1. cell(s) को सेलेक्ट करें जिसका कलर बदलना है
  2. Home टैब के फॉन्ट ग्रुप में Font Color कमांड के पास drop-down arrow पर क्लिक करें, फ़िर उस कलर का चयन करें जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं। हमने Orange कलर को सेलेक्ट किया है।
  3. क्लिक करते ही फॉन्ट का कलर बदल जाएगा।

Tip: अन्य कलर का इस्तेमाल करने के लिए More Colors कमांड पर क्लिक करें।

Formatting
Formatting of Font Color

How to use the Bold, Italic, and Underline commands

  1. Bold (B), Italic (I), या Underline (U) कमांड का प्रभाव देखने के लिए cell(s) को सेलेक्ट करें जिसे modify करना है।
  2. Home टैब की Bold (B), Italic (I), या Underline (U) कमांड पर क्लिक करें। निम्न इमेज में Italic (I) कमांड का उदाहरण दिया गया है।
  3. Underline (U) के पास Down Arrow पर क्लिक करके आप single या Double Underline का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
Formatting

Tip: आप Shortcut Key Ctrl+B टेक्स्ट को Bold करने के लिए, Ctrl+I टेक्स्ट को italic करने के लिए व Ctrl+U टेक्स्ट को underline करने के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं।

Change Cells Height & Width

Formatting of Cell Number

Cell Formatting – Text alignment in Excel

टेक्स्ट के Alignment से अभिप्राय यह कि Cell में टेक्स्ट किस स्थान पर डिस्प्ले होगा। जब हम इक्सेल सेल में टेक्स्ट कॉन्टेन्ट टाइप करते हैं तो वह सेल के बाईं ओर नीचे (bottom-left) में अलाइन होता है और जब कोई नंबर टाइप करते है तो वह सेल के दाईं ओर नीचे (bottom-right) में अलाइन होता है।

हम इक्सेल के इस डिफ़ॉल्ट Alignment सेटिंग को अपने अनुसार चेंज कर सकते है। जिससे कॉन्टेन्ट को पढ़ना आसान हो जाता है व देखने में भी अच्छा लगता है।
इक्सेल में आप Home टैब के द्वारा टेक्स्ट को छह(6) प्रकार से अलाइन कर सकते हैं।

  1. Left Align: यह टेक्स्ट को सेल के बाईं तरफ़ के बॉर्डर से अलाइन करता है ।
  2. Center Align: यह सेल के कॉन्टेन्ट को सेल के बीच में अलाइन करता है।
  3. Right Align: यह सेल के कॉन्टेन्ट को सेल के दाईं तरफ़ के बॉर्डर से अलाइन करता है।
  1. Top Align: यह सेल के कॉन्टेन्ट को सेल के टॉप बॉर्डर से अलाइन करता है।
  2. Middle Align: यह सेल के कॉन्टेन्ट को सेल के मध्य में बॉर्डर से अलाइन करता है।
  3. Bottom Align: यह सेल के कॉन्टेन्ट को सेल के बॉटम बॉर्डर से अलाइन करता है।
  • टिप : आप दो प्रकार के alignment एक साथ भी इस्तेमाल कर सकते है। जैसे – Top + Center

इक्सेल में जो अन्य प्रकार के अलाइनमेंट हैं उनको हम Format Cells डायलॉग बॉक्स से एक्सेस कर सकते हैं।
Format cell डायलॉग बॉक्स को तीन प्रकार से ओपेन कर सकते हैं।

  • पहला मेथड – सेल पर राइट क्लिक करें व खुलने वाले मेन्यू में Format Cells.. कमांड पर क्लिक करके।
  • दूसरा मेथड – होम टैब के Alignment ग्रुप में ग्रुप आइकान पर क्लिक करें। क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स ओपेन हो जाएगा।
Formatting
  • तीसरा मेथड – इस तरीके के अनुसार होम टैब के Cells ग्रुप में Format कमांड पर क्लिक करें व खुलने वाले मेन्यू में Format Cells.. कमांड पर क्लिक करें।
    क्लिक करते ही डायलॉग बॉक्स ओपेन हो जाएगा। जिसमें Alignment टैब पर क्लिक करें।

Format Cells डायलॉग बॉक्स में आप VerticalHorizontal दोनों प्रकार के alignments के ड्रॉप डाउन एरो पर क्लिक करके अन्य ऑप्शन सेलेक्ट कर सकते हैं।
डायलॉग बॉक्स में आप अन्य कमांड जैसेकि Orientation, Text control, IndentRight to Left का भी उपयोग कर सकते हैं।

How to Add Fill Color

  1. जिस cell को Modify करना है उसे सेलेक्ट करें।
  2. Home टैब के फॉन्ट ग्रुप में Fill Color कमांड के पास drop-down arrow पर क्लिक करें, फ़िर उस कलर का चयन करें जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं। हमने कलर को सेलेक्ट किया है।
  3. आपके द्वारा चयन किया हुआ कलर सेलेक्ट किए हुए cells में डिस्प्ले होने लगेगा।
  4. More colors.. कमांड पर क्लिक करके आप अन्य कलर भी सेलेक्ट कर सकते हैं।
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How to Add a Border

  1. उस cell को सेलेक्ट करें जिसे आप modify करना चाहते हैं।
  2. Home टैब के फॉन्ट ग्रुप में Borders कमांड के पास drop-down arrow पर क्लिक करें, फ़िर border style का चयन करें जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं। हमने All Borders का चयन किया है।
  3. क्लिक करते ही सेलेक्ट किया हुआ border style cell पर Apply हो जाएगा।

नोट: आप बॉर्डर्स को स्वयं भी ड्रॉ कर सकते हैं व लाइन का कलर व स्टाइल Draw Borders Tools की मदद से बदल सकते हैं।

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Tip: More Borders कमांड पर क्लिक करके आप Format Cell Dialog Box के द्वारा भी Cell की फोर्मेटिंग कर सकते हैं।

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Use of the Format Painter in Excel

यदि आप एक cell की Formatting को Copy करके दूसरे cell में अप्लाइ करना चाहते हैं, तो आप Format Painter Command का प्रयोग कर सकते हैं।
1. Format Painter का इस्तेमाल करने के लिए Home टैब पर Clipboard Group में Format Painter कमांड पर क्लिक करें।
2. यह कमांड सेलेक्ट किए हुए Cell से सारी फोर्मेटिंग को कॉपी कर लेगी।

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3. अब आप उस Cell पर click करें जिसमें आप paste करना चाहते हैं।
4. कई सारे cells में paste करने के लिए mouse के Left बटन को प्रेस करके mouse को cells पर Drag करें व सारे cells सेलेक्ट होने के पश्चात बटन को छोड़ दे। कॉपी करी हुई फोर्मेटिंग सेल्स में apply हो जाएगी।

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