इस आर्टिकल में हम जानेंगें कि एमएस वर्ड में AutoText का उपयोग कैसे करें, जोकि एमएस वर्ड में डॉक्यूमेंट को बनाने की प्रक्रिया को तेज करता है तथा आप अपनी ऑटोटेक्स्ट गैलरी में कंटेंट कैसे ऐड करें, साथ ही उसे दूसरे डॉक्युमेंट्स में कैसे इन्सर्ट करें।
Microsoft Word के Quick Parts ऑप्शन के द्वारा आप टेक्स्ट स्निपेट को सेव कर सकते हैं। बाद में Word में खोले गए किसी भी डॉक्यूमेंट में आप इसका प्रयोग पुन: कर सकते हैं।
यदि आप किसी टेक्स्ट या इमेज जैसे कि Disclaimer, Privacy Notice, Address आदि को बार बार इस्तेमाल करते हैं तो आप उसे अपनी ऑटोटेक्स्ट गैलरी में ऐड कर दें। AutoText का उपयोग डॉक्यूमेंट में पहले से ही डिफाइन करे हुए टेक्स्ट, जैसेकि डेट, अभिवादन आदि, को ऑटोमैटिक्ली इन्सर्ट करने के लिए किया जाता है।
How to Use Word’s Existing AutoText Entries
वर्ड की पहले से डिफाइन की हुई AutoText एंट्रीस को डॉक्यूमेंट में कैसे इन्सर्ट करें, आईए जानते हैं-
- सबसे पहले कर्सर को डॉक्यूमेंट में वहाँ पर प्लेस करें जहँ पर आप Auto Text एंट्री को इन्सर्ट करना चाहते हैं। अब Insert टैब पर क्लिक करें।
- इसके पश्चात Text ग्रुप में Quick Parts पर क्लिक करें
- अब प्री-डिफाइन्ड AutoText एंट्रीस में से किसी एक को सेलेक्ट करें व OK पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें –
- क्लिक करते ही AutoText की एंट्री आपके डॉक्यूमेंट में हो जाएगी।
नोट: डेट या टाइम को इन्सर्ट करने के लिए Insert टैब पर क्लिक करें व फिर टेक्स्ट ग्रुप में Date and Time पर क्लिक करें और खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में अपने अनुसार डेट-टाइम का फॉर्मैट चुने।
How to Create Your Own AutoText Entry
यदि पहले से ही डिफाइन्ड Auto Text एंट्री आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं हैं, तो अपनी स्वयं की एंट्री बना सकते हैं और उनको डॉक्यूमेंट में सम्मिलित कर सकते हैं।
इसके लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें –
- सबसे पहले उस टेक्स्ट को सेलेक्ट करें जिसे आप ऑटो टेक्स्ट के रूप में प्रयोग करना चाहते हैं।
- अब Insert टैब पर क्लिक करें।
- इसके पश्चात Text ग्रुप में Quick Parts पर क्लिक करें
- क्लिक करते ही एक सब-मेन्यू ओपेन होगा जिसके बॉटम में Save Selection to AutoText Gallery ऑप्शन पर क्लिक करें। (निम्न इमेज देखें)
- ऑप्शन पर क्लिक करते ही Create New Building Block डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा जिसमें निम्न ऑप्शनस् होंगें-
• Name: इसमें आपके द्वारा सेलेक्टेड टेक्स्ट डिस्प्ले होगा।
• Gallery: इस ऑप्शन को AutoText पर सेलेक्ट करें।
• Category ऑप्शन सामान्यतयः Default पर सेट होता है, यद्यपि आप अपनी category भी क्रीऐट कर सकते हैं।
• Description ऑप्शन में आप एंट्री के लिए लेबल दे सकते हैं।
• Save in: ऑप्शन में उस टेम्पलेट को सेलेक्ट करें जिसमें आप एंट्री को सेव करना चाहते हैं। Default टेम्पलेट Normal होती है।
• Options: उस विकल्प को सेलेक्ट करें जहाँ पर आप टेक्स्ट को इन्सर्ट करना चाहते हैं। तत्पश्चात OK पर क्लिक करें।
How do I remove an Auto Text?
ऑटोटेक्स्ट एंट्री को डिलीट करने के लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें
- रिबन पर insert टैब पर क्लिक करें।
- इसके पश्चात Text ग्रुप में Quick Parts पर क्लिक करें
- अब खुलने वाले सब मेन्यू में Building Blocks Organizer पर क्लिक करें।
- Building Blocks डायलॉग बॉक्स की Name List में अपनी Auto Text एन्ट्री को सेलेक्ट करें व Delete बटन पर क्लिक करें व अगले डायलॉग बॉक्स में उसको Confirm करें। ऐसा करते ही आपकी एन्ट्री डिलीट हो जाएगी।