Comments in Excel: एक कमेन्ट आम तौर पर डॉक्यूमेंट में किया गया एक रिमार्क, सुझाव, एक स्टेटमेंट या अवलोकन(Observation) होता है। इक्सेल के डॉक्यूमेंट में कमेंट्स इन्सर्ट करके फॉर्मूले, सेल्स और अन्य महत्वपूर्ण डेटा को आसानी से समझाया जा सकता है। Microsoft Excel डॉक्यूमेंट्स में कमेंट्स को बहुत आसानी व त्वरित तरीके से इन्सर्ट किया जा सकता है।
इक्सेल में कमेंट्स के बहुत से फ़ायदे हैं, जैसेकि इनके द्वारा डेटा को आसानी से समझा जा सकता है, इनके द्वारा यह बताया जा सकता है कि यूजर को किन संभावित समस्याओं से बचना है, इनके द्वारा डेटा के बारे में विस्तृत जानकारी दी जा सकती है आदि।
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Steps to insert Comments in Excel
इक्सेल में आप कमेंट्स को दो प्रकार से इन्सर्ट कर सकते हैं।
Method 1: Insert Comments using Popup options
इस मेथड के अनुसार आप निम्न स्टेप्स के द्वारा इक्सेल में कमेंट्स को इन्सर्ट कर सकते हैं-
Step 1: एमएस इक्सेल में एक नया ब्लैंक डॉक्यूमेंट या पहले से मौजूदा डॉक्यूमेंट ओपेन करें।
Step 2 : जिस सेल में कमेन्ट को इन्सर्ट करना है, उसे सेलेक्ट करें।
Step 3: सेलेक्ट करे हुए सेल पर Right-click करें। क्लिक करते ही एक pop-up डिस्प्ले होगा, जिसमें कई सारे ऑप्शन्स होंगें। पॉप-अप में Insert Comment ऑप्शन पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें
Step 4: क्लिक करते ही कमेन्ट को इन्सर्ट करने के लिए एक बॉक्स ओपेन होगा। बॉक्स में आप अपना वह कमेन्ट टाइप करें जो आप डॉक्यूमेंट में ऐड करना चाहते हैं।
Step 5: कमेन्ट को सेल में इन्सर्ट करने के लिए Enter key को प्रेस करें या कमेन्ट बॉक्स के बाहर क्लिक करें।
Method 2: Insert comments using the Review tab
Step 1: इक्सेल में एक ब्लैंक या मौजूदा डॉक्यूमेंट ओपेन करें।
Step 2: उस सेल को सेलेक्ट करें या सेल में क्लिक करें जिसमें आप कमेन्ट को इन्सर्ट करना चाहते हैं।
Step 3. इसके पश्चात रिबन में Review tab पर क्लिक करें।
Step 4. अब Comments ग्रुप में New Comment ऑप्शन पर क्लिक करें।
Step 5: क्लिक करते ही एक कमेन्ट बॉक्स सेलेक्ट करे हुए सेल के पास डिस्प्ले होगा। जिसमें आप अपना कमेन्ट टाइप कर सकते हैं।
Show/Hide Comments in Excel
आप इक्सेल डॉक्युमेंट्स में कमेंट्स को Show/Hide भी कर सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें –
Step 1: अपने उस इक्सेल डॉक्यूमेंट को ओपेन करें, जिसमें आप कमेंट्स को Show/Hide करना चाहते हैं।
Step 2: सेल पर Right-click करें व खुलने वाले पॉपप में show or hide the comment ऑप्शन पर क्लिक करें।
इसके अतिरिक्त आप Review टैब पर क्लिक करके भी कमेन्ट को show/hide करा सकते हैं।
इसके लिए Review टैब पर क्लिक करें व comments ग्रुप में Show All Comments option पर क्लिक करें। (यह एक toggle बटन है अर्थात यह on/off का कार्य करता है।) ऐसा करते ही डॉक्यूमेंट के सारे comments show होने लगेगें। कमेंट्स को हाइड करने के लिए बटन को फिर से क्लिक करें।
Note: इक्सेल में कमेंट्स(Comments in Excel) डिफ़ॉल्ट रूप से छिपे (hidden) हुए होते हैं।
How to edit Comments in Excel
यदि आपने जो कमेंट्स इक्सेल में इन्सर्ट किए हैं, उन को आप एडिट करना चाहते हैं या उनके स्थान पर दूसरा कमेन्ट करना चाहते हैं तो आप उनको जरूरत के अनुसार एडिट कर सकते हैं। कमेंट्स को एडिट करने के लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें-
Step 1: उस डॉक्यूमेंट को ओपेन करें, जिसमें कमेन्ट को एडिट करना है।
Step 2: सेल को सेलेक्ट करें व Right-click करें। अब खुलने वाले पॉपप में Edit Text option पर क्लिक करें। क्लिक करते ही कर्सर कमेन्ट बॉक्स में डिस्प्ले होने लगेगा। अब आप अपना कमेन्ट एडिट कर सकते हैं।
Step 3: कमेन्ट को एडिट करने के पश्चात कमेन्ट बॉक्स को बंद करने के लिए डॉक्यूमेंट में किसी स्थान पर क्लिक करें।
Delete Comments in Excel
इक्सेल डॉक्यूमेंट में कमेन्ट को ऐड करने के पश्चात उनको डिलीट भी किया जा सकता है। इसे लिये निम्न प्रक्रिया का अनुसरण करें –
Step 1: इक्सेल में अपना डॉक्यूमेंट ओपेन करें।
Step 2: उस कमेन्ट को सेलेक्ट करें जिसे आप डिलीट करना चाहते हैं।
Step 3: कमेन्ट को दो प्रकार से डिलीट किया जा सकता है – पहले तरीके में Review tab पर क्लिक करें और Comments ग्रुप में Delete बटन को प्रेस करें या दूसरे तरीके के अनुसार सेल पर राइट क्लिक करें व खुलने वाले पॉपप में Delete comment ऑप्शन पर क्लिक करें।
Step 4: क्लिक करते ही कमेन्ट आपके डॉक्यूमेंट से डिलीट हो जाएगा।