Excel Functions: डेटा एनालिसिस और मैनेजमेंट के लिये आसान टूल्स

Excel Functions: इक्सेल का उपयोग प्रायः डेटा मैनेजमेंट, रिपोर्ट बनाने व विश्लेषण करने के लिये किया जाता है। मुख्यतयः इसका उपयोग बिजनेस, स्कूल आदि में किया जाता है। इक्सेल का पूर्ण रूप से लाभ लेने के लिये इसके शक्तिशाली फीचर Excel Functions से परिचित होना आवश्यक है।

Excel Functions न केवल कार्यों को सरल बनाते हैं, बल्कि समय की बचत भी कराते हैं। इनकी मदद से कार्यों को अधिक प्रभावी तरीके से किया जा सकता है। आईए जानते हैं कुछ Excel Functions के बारे में जोकि डेटा के विश्लेषण के लिये उपयोगी हैं –

Excel Functions क्या होते हैं ?

इक्सेल मे Function पहले से बनाए गए फॉर्मूले होते हैं, जिनके द्वारा विशिष्ट प्रकार की गणनाएं करी जा सकती है। गणित के जटिल कार्यों को करने के लिये आप इनका प्रयोग कर सकते हैं। इक्सेल में functions की विभिन केटेगरी होती हैं जैसे Math, Text, Date & Time, Lookup, व Financial आदि।

प्रायः प्रयोग किए Excel Functions में से कुछ इस प्रकार हैं-

1. SUM: वैल्यू को जोड़ने के लिये

SUM फ़ंक्शन इक्सेल का सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला फ़ंक्शन हैं। यह सेल्स की रेंज की सभी वैल्यूस को जोड़ने का काम करता है। विशेष रूप से यह total को कैलकुलेट करने के लिये प्रयोग किया जाता है।

उदाहरण: =SUM(B1:B10)
(यह B1 से B10 की सभी वैल्यूस को जोड़ देगा)

2. AVERAGE: मध्य निकालने के लिये

AVERAGE फ़ंक्शन संख्याओं के समूह का माध्य निकालने के लिये प्रयोग होता है। यह फ़ंक्शन डेटासेट में average निकालने के लिए विशेष रूप से उपयोगी है।

उदाहरण  =AVERAGE(B1:B10)
यह फ़ॉर्मूला सेल B1 से B10 में संख्याओं का औसत निकालेगा।

3. COUNT: सेल्स के नंबर की गड़ना करने के लिये

COUNT फ़ंक्शन किसी निर्दिष्ट रेंज के अंदर नम्बर वाले सेल्स की संख्या की गणना करता है। यह तब उपयोगी होता है जब आपको किसी डेटासेट में एंट्रीस की संख्या जानने की आवश्यकता होती है।

उदाहरण: =COUNT(L1:L20)

यह फार्मूला L1 से L20 तक की संख्याओं वाले सभी सेल्स की गणना करेगा।

4. MAX and MIN:

MAX फ़ंक्शन संख्याओं के किसी सेट से उच्चतम वैल्यू बताता है, जबकि MIN न्यूनतम वैल्यू बताता है।

उदाहरण:

• =MAX(D1:D10) – सेल D1 से D10 में उच्चतम वैल्यू बताता है।

• =MIN(D1:D10) – सेल D1 से D10 में न्यूनतम वैल्यू बताता है।

5. IF: तार्किक तुलना करने के लिए

IF फ़ंक्शन का प्रयोग तार्किक तुलना करने के लिए किया जाता है। इसमें आप अपनी दी हुई कंडीशन के आधार पर अलग-अलग वैल्यूस प्राप्त कर सकते हैं।

उदाहरण: =IF(E1>100, “High”, “Low”)

यह Function “High” उत्तर करेगा यदि E1 में वैल्यू 100 से अधिक है, अन्यथा, यह “Low” डिस्प्ले करेगा।

6. VLOOKUP and HLOOKUP: वैल्यू सर्च करने के लिए

VLOOKUP और HLOOKUP का प्रयोग बड़े डेटासेट से डेटा को सर्च करने और पुनः प्राप्त करने के लिए किया जाता हैं। VLOOKUP किसी टेबल में डेटा को लम्बवत(vertically) खोजता है, जबकि HLOOKUP किसी टेबल में डेटा को क्षैतिज रूप से(horizontally) खोजता है।

उदाहरण: =VLOOKUP(F1, A1:B10, 2, FALSE)

7. CONCATENATE / CONCAT: टेक्स्ट को जोड़ने के लिये

CONCATENATE या CONCAT फ़ंक्शन (newer versions) कई सेल से टेक्स्ट को एक सेल में जोड़ता है। यह तब फायदेमंद होता है जब आप डेटा को मर्ज करना चाहते हैं, जैसे कि पहला और अंतिम नाम।

उदाहरण: =CONCATENATE(G1, ” “, H1)

यह फ़ॉर्मूला G1 और H1 की वैल्यूस को बीच में स्पेस देकर जोड़ देगा।

8. TODAY and NOW: वर्तमान डेट व टाइम के लिये

वर्तमान दिनांक जानने के लिये TODAY फ़ंक्शनका प्रयोग होता है, जबकि NOW function  वर्तमान दिनांक और समय दोनों बताता है। यह फ़ंक्शन प्रत्येक दिन और हर बार जब आप वर्कबुक खोलते हैं, तो स्वतः  ही अपडेट होते हैं।

उदाहरण:

• =TODAY() – आज की तारीख लौटाता है।

• =NOW() – वर्तमान दिनांक और समय लौटाता है।

9. LEFT, RIGHT, and MID: अक्षरों को अलग-अलग करने के लिये

LEFT, RIGHT और MID फ़ंक्शन के द्वारा आप टेक्स्ट स्ट्रिंग से अक्षर को अलग कर सकते हैं। LEFT function स्ट्रिंग की शुरुआत से अक्षर को अलग करता है, RIGHT function  अंत से और MID function  बीच से अक्षर निकालता है।

उदाहरण:

• =LEFT(A1, 3) – A1 में वैल्यू से पहले तीन अक्षर निकालता है।

• =RIGHT(A1, 3) – A1 से अंतिम तीन अक्षर निकालता है।

• =MID(A1, 2, 4) – दूसरे अक्षर से शुरू करते हुए A1 से चार अक्षर निकालता है।

10. TRIM: स्पेस हटाने के लिये

TRIM फ़ंक्शन शब्दों के बीच सिंगल स्पेस को छोड़कर टेक्स्ट से किसी भी अतिरिक्त स्पेस को हटा देता है।

उदाहरण: =TRIM(B1)

यह फ़ॉर्मूला सेल B1 में टेक्स्ट से सभी अतिरिक्त स्पेस को हटा देगा।

Excel functions डेटा मैनेजमेंट व एनालिसिस के लिये बहुत उपयोगी हैं। एक्सेल फ़ंक्शन आपको काम को तेज़ी से और अधिक कुशलता से पूरा करने में मदद करते हैं। यदि आप इन आवश्यक फ़ंक्शन में महारत हासिल करके अपना कार्य शुरू करेंगें, तो आप जल्द ही पाएंगे कि एक्सेल आपके काम के लिये एक आवश्यक टूल बन गया है।