आज हम जानेगें कि Mail Merge क्या है व 6 आसान स्टेप्स में Mail Merge कैसे करें ? मेल मर्ज MS Word का एक टूल है जिसके द्वारा आप एक Main Document जैसेकि आमंत्रण पत्र(Invitation Letter) आदि को एक Data list या Address List के साथ जोड़ सकते हैं। इसी Data list को वर्ड में Data Source कहते हैं । इसी Data को प्रपत्र पत्र (Form Letters), मेलिंग लेबल और लिफाफ़ो पर प्रिन्ट या Merge कर सकते है। दूसरे शब्दों मे कहा जाए तो एक Data list को Main डॉक्यूमेंट के साथ जोड़ने की प्रक्रिया को Mail Merge कहते हैं।
मेल मर्ज प्रक्रिया में निम्नलिखित दो डॉक्यूमेंट की आवश्यकता होती है :
1. मुख्य दस्तावेज़ (Main Document) – इसमें टेक्स्ट और ग्राफ़िक्स होते हैं जो प्रत्येक मर्ज किए गए डॉक्यूमेंट के लिए समान होते हैं। मतलब यह एक ऐसा डॉक्यूमेंट होता है, जिसे आप बहुत से लोगों को भेजना चाहते हैं।
2. डेटा लिस्ट (Data Source) – एक फ़ाइल, जिसमें वह जानकारी होती है, जो मेन डॉक्यूमेंट मे Merge की जाने वाली है । उदाहरण के लिए, किसी Letter या Invitation के लिए प्राप्तकर्ताओं के नाम और पते।
Mail Merge – Form Letters
- Ms Word खोलें और एक नया डॉक्यूमेंट बनाएं
- डॉक्यूमेंट में नाम, पता आदि के लिए जगह छोड़कर, सभी आवश्यक सूचना व फोर्मेटिंग के साथ पत्र को टाइप करें।
- इसके बाद Mailing Tab पर क्लिक करें.
- Start Mail Merge पर क्लिक करें.
- Step-by-Step Mail Merge Wizard पर क्लिक करें.
Mail Merge Task Pane आपकी स्क्रीन के दाईं ओर दिखाई देगा। ध्यान दें कि इसमें 6 Steps हैं।
Step 1 – Select Document Type
- Main Document के लिए Letters पर क्लिक करें।
- Task Pane में Next: Starting document पर क्लिक करें।
Step 2 – Next: Starting Document
- Task pane में Use the Current Document पर क्लिक करें
- इसके बाद Next: Select Recipients पर क्लिक करें।
Step 3 – Select Recipients
Recipients का Data या तो मौजूदा एक्सेल फाइल, एक्सेस टेबल से ले सकते हैं या आप वर्ड में एक नई List बना सकते हैं। यदि आप एक नई लिस्ट बना रहे हैं तो :
- Task Pane में Select Recipients के अंतर्गत Type a New list पर क्लिक करें
- Create पर क्लिक करें
- फ़ील्ड की list को Modify करने के लिए Customize Columns पर क्लिक करें
- Customize Columns पर क्लिक करते ही निम्न विंडो ओपन हो जाएगी जिसमें किसी भी अनावश्यक फ़ील्ड को हटा भी सकते हैं और नए को जोड़ भी सकते हैं।
- OK पर क्लिक करें
- लिस्ट को टाइप करना शुरू करें, अगली फील्ड में आगे बढ़ने के लिए और नए रिकॉर्ड जोड़ने के लिए TAB दबाएं। निम्न इमेज देखें ..
- OK पर क्लिक करें
- Save पर क्लिक करें
Recipients की लिस्ट Microsoft Access File Type के रूप में एक अलग फ़ाइल में Save हो जायगी। यह My Data Sources फ़ोल्डर में Save होगी । फ़ाइल को इस फ़ोल्डर में ही Save करना चाहिए।
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Step 4 – Write Your Letter
Task Pane में Next: Write your letter पर क्लिक करें।
1) अपने लेटर में उस स्थान पर क्लिक करें जहाँ पर पता (Address) डाला जाएगा
2) एड्रेस ब्लॉक पर क्लिक करें…
3) उन Address Elements को सेलेक्ट करें जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं।
4) OK पर क्लिक करें
आपके लेटर में फ़ील्ड का नाम इस तरह दिखेगा : <<AddressBlock>>
Address Block में आवश्यक विराम चिह्न के साथ सभी आवश्यक फ़ील्ड सम्मिलित होंगी जो आपने सेलेक्ट करी होंगी, जैसे : पहला नाम, अंतिम नाम, कंपनी, पता 1, पता 2, शहर, राज्य, डाक कोड आदि।
Step 5 – Preview Your Letters
Task Pane में Next: Preview your letters पर क्लिक करें या मेन्यू बार मे Preview Result Icon पर क्लिक करें।
क्लिक करते ही आप अपने फर्स्ट पेज का प्रीव्यू कर सकते हैं, जिसमें Data List का पहला रिकार्ड दिखेगा।
Step 6 – Complete the Merge
Task Pane में Next : Complete the merge पर क्लिक करें।
अब आप अपने डॉक्यूमेंट को प्रिन्ट कर सकते हैं या किसी फाइल मे Save कर सकते हैं। अगली बार जब आप अपना डॉक्यूमेंट ओपन करेंगे और Step-by-Step Mail Merge पर क्लिक करेंगें तो Data Source फाइल अपने आप ही अटैच हो जाएगी।
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Mail Merge – Labels
1) एक नया ब्लैंक डॉक्यूमेंट बनाए
2) Mailings tab पर क्लिक करें
3) Start Mail Merge पर क्लिक करें
4) Step-by-Step Mail Merge Wizard को ओपन करें।
Step 1
Task pane मे Document Type Labels सेलेक्ट करें
Step 2
इसके बाद Next: Starting document पर क्लिक करें
1) Use the current document पर क्लिक करें।
2) Change document layout में Label options पर क्लिक करें।
3) अपनी पसंद का लेबल स्टाइल सेलेक्ट करें।
4) OK पर क्लिक करें।
Step 3
Task Pane में Next: Select recipients पर क्लिक करें।
1) Select recipients ब्लॉक में Use an existing list पर क्लिक करें (आप एक नई लिस्ट भी टाइप कर सकते हैं)
2) Browse पर क्लिक करें।
3) फाइल को सेलेक्ट करें।
4) Open पर क्लिक करें।
5) वह सारी Tab सेलेक्ट करें जिसका Data इस्तेमाल करना है व OK पर क्लिक करें।
Step 4
Task Pane में Next: Arrange your labels पर क्लिक करें
1) पहले लेबल ब्लॉक में क्लिक करें फिर Address block पर क्लिक करके data fields को इन्सर्ट करें।
2) Update all labels पर क्लिक करें।
Step 5
Next: Preview your labels पर क्लिक करें
Task Pane में Next: Preview your Labels पर क्लिक करें या मेन्यू बार मे Preview Result Icon पर क्लिक करें।
Step 6
अब Next: Complete the merge पर क्लिक करें। Print पर क्लिक करके आप लेबल्स को प्रिन्ट कर सकते हैं।