Find and Replace in MS Word फीचर तब महत्वपूर्ण हो जाता है, जब हम किसी ऐसे डॉक्यूमेंट पर काम कर रहे होते हैं जोकि बहुत लम्बा है, और तब किसी विशिष्ट शब्द या वाक्यांश का पता लगाना मुश्किल और समय लेने वाला हो सकता है।
ऐसे समय में आप Find and Replace in MS Word फीचर का उपयोग करके, अपने उस शब्द को find कर सकते है। इसके अतिरिक्त यदि आप उस शब्द के स्थान पर कोई दूसरा शब्द लिखना चाहते हैं तो Replace फीचर का प्रयोग कर सकते हैं।
इस फीचर के द्वारा Word आपके बताए हुए शब्द को खोजता(find) है और आप चाहें तो उस शब्द या वाक्यांश के स्थान पर दूसरा शब्द या वाक्यांश लिख सकते हैं।
आइए जानते हैं कि फीचर Find and Replace in MS Word कैसे काम करता है –
Find and Replace in MS Word
How to find text
उदाहरण ले लिए मान लीजिए कि आपने एक डॉक्यूमेंट लिखा है और आप जानना चाहते है कि उसमें ‘can’ शब्द कहाँ-कहाँ पर आया है। Can शब्द को ढूँढने के लिए हम Find कमांड का प्रयोग करेंगे। इसके लिए निम्न स्टेप्स का पालन करिए
1. Home टैब पर क्लिक करें,
2. Editing ग्रुप में Find कमांड पर क्लिक करें। आप कीबोर्ड से Shortcut Key “ctrl + F” को भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
3. क्लिक करते ही स्क्रीन के लेफ्ट साइड में navigation pane display होने लगेगा।
4. Navigation pane के Search Document टेक्स्ट बॉक्स में उस शब्द को टाइप करें जिसे आप Find करना चाहते हैं। हम अपने उदाहरण में ‘can’ शब्द को टाइप करेंगें।
5. यदि हमारे द्वारा टाइप किया हुआ शब्द डॉक्यूमेंट में होगा तो वह डॉक्यूमेंट में ‘Yellow‘ कलर में Highlight हो जाएगा। इसके अलावा आप रिजल्ट का preview ‘navigation pane’ में दिए हुए Previous और Next arrow पर क्लिक करके आप डॉक्यूमेंट में आने वाले सारे words का प्रीव्यू देख सकते हैं।
6. जब आपका कार्य पूर्ण हो जाए तो Navigation pane को बंद करने के लिए right side में ‘X’ सिंबल पर क्लिक करें।
Tip: Search field के drop-down एरो पर क्लिक करके आप अन्य search ऑप्शन देख सकते हैं।
How To replace text
कई बार ऐसा होता है कि जब आप अपना डॉक्यूमेंट पूरा समाप्त कर लेते हैं, तब आपको पता चलता है कि आपने पूरे डॉक्यूमेंट में एक शब्द या कोई वाक्यांश गलत टाइप कर दिया है या आप किसी शब्द या वाक्यांश को बदलना चाहते हैं। इस कार्य को स्वयं करने में तो बहुत समय लग जायगा और यह भी संभव है कि कई स्थानों पर यह कार्य आपसे छूट जाए।
अतः इसी कार्य को आसानी व जल्दी से करने के लिए आप Find and Replace in MS Word फीचर का प्रयोग कर सकते हैं।
हम अपने उदाहरण में ‘can’ के स्थान पर ‘could’ टाइप करने के लिए इस feature का प्रयोग करेंगें।
1. Home tab को सेलेक्ट करें।
2. Editing ग्रुप में Replace कमांड पर क्लिक करें।
3. आप कीबोर्ड से शॉर्टकट Key “ctrl + H” को भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
4. ऐसा करते ही Find and Replace का dialog box ओपेन हो जाएगा।
5. Find what: फील्ड में वह टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप फाइन्ड करना चाहते हैं।
6. Replace with: फील्ड में वह टेक्स्ट टाइप करें जिसे आप गलत शब्द के स्थान के पर टाइप करना चाहते हैं, फ़िर Find Next पर क्लिक करें। Word डॉक्यूमेंट का पहला उदाहरण ढूंढेगा और उसे ‘Grey’ रंग में हाइलाइट करेगा।
आप अपने डॉक्यूमेंट में देखें कि आप उसे रिप्लेस करना चाहते हैं या नहीं। यदि हाँ तो Replace पर क्लिक करें अन्यथा Find Next पर क्लिक करें और अगले स्थान पर जाएं।
आप पूरे डॉक्यूमेंट में शब्द के प्रत्येक उदाहरण को बदलने के लिए Replace All पर क्लिक भी कर सकते हैं। इस विकल्प का उपयोग आपको केवल तभी करना चाहिए जब आप पूरी तरह से सुनिश्चित हों कि यह उन सभी चीजों को Replace नहीं करेगा, जिन्हें आप बदलना नहीं चाहते हैं ।
7. क्लिक करते ही टेक्स्ट Replace हो जाएगा।
8. जब आपका काम हो जाए तो Close या Cancel पर क्लिक करें।
Note: और अधिक options के लिए ‘More’ पर क्लिक करें। इसके द्वारा आप Match case व Ignore punctuation आदि का प्रयोग कर सकते हैं। इस प्रकार हमने जाना कि Magical Feature – “Find and Replace in MS Word” कैसे काम करता है।