How to Save a Document in MS Word

किसी भी Application में काम करते समय आपको यह ध्यान रखना आवश्यक है कि आप जिस डॉक्यूमेंट में काम कर रहें हैं, आपने उसे Save किया है या नहीं। जिससे आपने डॉक्यूमेंट में जो कार्य किया है उसका नुकसान न हो।

आज हम जानेंगे कि MS Word में डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए Save व Save As Commands का प्रयोग कैसे करें तथा Word डॉक्यूमेंट को अन्य File Format में कैसे save करें।

आप जब एक नया डॉक्यूमेंट बनाते हैं तो उस फाइल को सेव करना इसलिए भी जरूरी है, जिससे कि आप उसे बाद में access व Edit कर सकें। Ms Word में File को सेव करने के कई तरीके हैं। जिनके बारे में विस्तृत जानकारी आप इस पोस्ट से ले सकते हैं।

How To use the Save As command

हम इस कमांड का इस्तेमाल तब करते है, जब हम डॉक्यूमेंट को create करते है और उसे बाद में भी प्रयोग करना चाहते हैं या फिर हम मूल(original) डॉक्यूमेंट को तो वैसे ही रखना चाहते हैं और उसको किसी और File format में सेव करना चाहते हैं, जैसेकि ‘Pdf’ आदि।

इस कमांड के द्वारा हम अपने डॉक्यूमेंट को एक नाम दे सकते हैं व यह निश्चित कर सकते हैं कि इस file या डॉक्यूमेंट को कहाँ पर सेव किया जाए। इसके लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें

  1. File tab पर क्लिक करें।
  2. जिसमें Save As command को सेलेक्ट व क्लिक करें।
Save
  1. क्लिक करते ही Save As का dialog box ओपेन हो जाएगा।
  2. File Name टेक्स्ट बॉक्स में फाइल का नाम टाइप करें व वह Location सेलेक्ट करें जहाँ आप अपने डॉक्यूमेंट को सेव करना चाहते हैं।
  3. सेव पर क्लिक करें।
Save

Using the Keyboard Shortcut Keys

MS Word में आप shortcut keys का प्रयोग कर सकते हैं, यदि आप ऊपर बताई हुए प्रक्रिया को नहीं अपनाना चाहते हैं, तो आप निम्न स्टेप्स का अनुसरण कर सकते हैं।

Step 1: नया डॉक्यूमेंट बनाने के पश्चात कीबोर्ड पर ‘CTRL + S’ को प्रेस करें।
Step 2: CTRL + S प्रेस करते ही save As का Dialog Box ओपेन हो जाएगा।
Step 3: बॉक्स में फाइल का नाम व location (जैसाकि ऊपर वर्णित है) टाइप करे व सेव पर क्लिक करें।

नोट : इस प्रक्रिया से आप डॉक्यूमेंट को एक नए नाम से केवल एक बार ही सेव कर सकते हैं, अगली बार उस ही Document में जब आप CTRL + S का इस्तेमाल करेंगें तो यह मौजूदा फाइल को Overwrite कर देगा।

How to Save an existing File with New Name

किसी मौजूदा(existing) फाइल को नए नाम से सेव करने के लिए सेव ऐज़ डायलॉग बॉक्स का इस्तेमाल करना होगा। जैसेकि ऊपर बतलाया गया है।

How To use the Save Button

  • Quick Access toolbar में सेव बटन पर क्लिक करें। सेव कमांड को आप File Tab के खुलने वाले मेन्यू से भी एक्सेस कर सकते हैं।
Save
  • क्लिक करते ही आपका डॉक्यूमेंट उस ही नाम से अपनी वर्तमान location में सेव हो जाएगा। यदि आप डॉक्यूमेंट को पहली बार सेव कर रहे हैं तो Save As का Dialog box ओपन हो जाएगा।

Auto Recover

आप जब अपने डॉक्यूमेंट में कार्य कर रहे होते हैं, तो Word उसको स्वतः ही एक temporary folder में सेव करता रहता है। यदि आप सेव करना भूल जाएं या Word क्रैश हो जाए तो आप फाइल का Autosaved Version पुनः प्राप्त कर सकते हैं। आइए जानते हैं कैसे –

  1. File टैब पर क्लिक करें।
  2. खुलने वाले मेन्यू में Info पर क्लिक करें।
  3. यदि आपकी फाइल का कोई autosaved versions होगा तो वह “Versions Option’ में show होगा। फाइल को ओपन करने के लिए उस पर क्लिक करें।
Save
  • क्लिक करते ही फाइल ओपेन हो जाएगी। फाइल को सेव करने के लिए Restore पर क्लिक करें व फ़िर OK पर क्लिक करें।
Save

नोट: Word प्रत्येक 10 मिनट पर autosave करता है, यदि आप 10 मिनट से कम समय से काम कर रहे हैं तो आपको Word में autosaved version नहीं मिलेगा।

Save file in other formats

Word के पुराने versions का file format अलग होता था, इसलिए यदि आप अपने डॉक्यूमेंट को किसी ऐसे व्यक्ति के साथ शेयर करना चाहते हैं जो Word का पुराना Version इस्तेमाल करता है, तो आपको अपनी फाइल को ‘Word 97-2003 document’ के रूप में सेव करना होगा। इसके लिए निम्न steps का पालन करें –

  • File tab पर क्लिक करें।
  • सेव ऐज़ ऑप्शन को सेलेक्ट व क्लिक करें।
  • खुलने वाले dialog बॉक्स में Save as type ड्रॉप डाउन मेन्यू में Word 97-2003 Document फॉर्मैट को सेलेक्ट करें।
Save
  • Location को सेलेक्ट करें।
  • डॉक्यूमेंट का नाम टाइप करें व सेव पर क्लिक करें।

How to save file as a PDF

  1. File tab पर क्लिक करें।
  2. सेव ऐज़ ऑप्शन को सेलेक्ट व क्लिक करें।
  3. खुलने वाले dialog बॉक्स में Save as type ड्रॉप डाउन मेन्यू में PDF फॉर्मैट को सेलेक्ट करें।
Save
  • Location को सेलेक्ट करें।
  • Document का नाम टाइप करें व सेव पर क्लिक करें।

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