Excel Worksheet में Data को Sorting के द्वारा बहुत ही आसानी से व्यवस्थित किया जा सकता है। जब आप अपनी Worksheet में बहुत अधिक इन्फार्मेशन Add करते हैं तो उसको Organize करना बहुत आवश्यक होता है। यह काम आप इक्सेल के Sorting फीचर से बहुत आसानी से कर सकते हैं।
इसकी मदद से आप कॉन्टेन्ट को Alphabetically, Numerically आदि कई प्रकार से sort कर सकते हैं।
Types of sorting
Sorting दो प्रकार से हो सकती है – (1.) Worksheet को सॉर्ट करना (2.) सेल रेंज को सॉर्ट करना।
डाटा को सॉर्ट करने से पहले आपको यह निश्चित करना आवश्यक कि सम्पूर्ण वर्कशीट को सॉर्ट करना है या केवल Cell range को।
To sort a sheet
उदाहरण के लिए हम अपनी वर्कशीट को Alphabetically सॉर्ट करेगें, Product कॉलम(column C) के द्वारा। (निम्न इमेज देखें)
- वर्क शीट में जिस कॉलम को सॉर्ट करना है, उसके एक सेल को सेलेक्ट करें। हमने अपने उदाहरण में ‘कॉलम C’ के ‘सेल 2(C2)’ को सेलेक्ट किया है।
- Ribbon पर Data tab को सेलेक्ट करें। फिर A-Z command या Z-A command पर क्लिक करें। (हम A to Z सॉर्ट करने के लिए A-Z कमांड पर क्लिक करेगें।)
- क्लिक करते ही Worksheet सेलेक्ट किए हुए कॉलम के अनुसार Sort हो जाएगी। (हमने Product कॉलम को सेलेक्ट किया था तो वर्कशीट Product कॉलम के अनुसार alphabetically Sort हो गई।)
To sort a range
- उस Cell range को सेलेक्ट करें जिसे आप Sort करना चाहते हैं हमने A1:B7 cell रेंज को सेलेक्ट किया है।
- रिबन पर Data टैब व फिर Sort command पर क्लिक करें। क्लिक करते ही Sort डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा।
- Box में वह column सेलेक्ट करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं। हम Region के अनुसार Data को sort करना चाहते हैं तो Region कॉलम को सेलेक्ट करेंगें।
- कॉलम को सेलेक्ट करने के पश्चात sorting order (either ascending या descending)को सेलेक्ट करें।
- तत्पश्चात OK पर क्लिक करें।
- सेलेक्ट किए हुए कॉलम के अनुसार रेंज sort हो जाएगी।
नोट : ध्यान दें – सेलेक्ट की हुई Range के अनुसार sort करने पर Worksheet का दूसरा कंटेन्ट सॉर्ट नहीं होगा।
यदि आपका Data ठीक प्रकार से सॉर्ट नहीं हो रहा है तो आप अपनी वर्कशीट को चेक करें कि Data सही तरह से fill किया गया है या नहीं।
Custom sorting
कई बार ऐसा होता है कि इक्सेल का Default सॉर्टिंग ऑप्शन आपके अनुसार Data को सॉर्ट नहीं करता है। ऐसे में आप Custom List बना कर अपना sorting order परिभाषित(Define) कर सकते हैं। देखिए यह कैसे संभव होगा –
To create a custom sort
इस उदाहरण में हम अपनी वर्कशीट के कॉलम ‘product’(कॉलम C) को सॉर्ट करने के लिए custom लिस्ट का प्रयोग करेंगें, व लिस्ट को अपने अनुसार define करेंगें। आप कस्टम लिस्ट को define करने के लिए निम्न चरणों का पालन करें-
- जिस कॉलम को सॉर्ट करना है, उसमें एक Cell को सेलेक्ट करें। (अपने उदाहरण में हम कॉलम C2 को सेलेक्ट करेंगें)
- Data tab पर क्लिक करें व फ़िर Sort command पर क्लिक करें।
- क्लिक करते ही Sort dialog box ओपेन हो जाएगा। Dialog box के sort By टेक्स्ट बॉक्स में उस कॉलम को सेलेक्ट करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
- अब Order field से Custom List… को सेलेक्ट करें।
- कस्टम लिस्ट पर क्लिक करते ही Custom Lists dialog box ओपेन हो जाएगा। Custom Lists: box में New List को सेलेक्ट करें।
- List entries: box में अपने अनुसार लिस्ट को टाइप करें व लिस्ट को टाइप करते समय प्रत्येक वर्ड के बाद Enter Key प्रेस करें।
- नए Sort Order को save करने के लिए Add पर Click करें। नई list Custom lists: box में save हो जाएगी।
- यह निश्चित कर ले कि आपने नई list को सेलेक्ट कर लिया है। फिर OK पर क्लिक करें।
- OK पर क्लिक करते ही Custom Lists dialog box बंद हो जाएगा। अब आप Sort dialog box में OK पर क्लिक करें।
- इस सारी प्रक्रिया के बाद आपकी वर्कशीट आपके द्वारा बनाए हुई Custom List के अनुसार सॉर्ट हो जाएगी।
