How to Add and remove Watermark in MS Excel 2010

Watermark हल्के रंगों के साथ इमेज या टेक्स्ट होते हैं, जिन्हें आमतौर पर वर्ड डॉक्युमेंट्स और PDF में देखा जा सकता हैं। इसी तरह से, हम Excel की फ़ाइलों में भी वॉटरमार्क का प्रयोग कर सकते हैं। एक वॉटरमार्क प्रायः डॉक्यूमेंट की पृष्ठभूमि(background) में होता है, जिससे कि डॉक्यूमेंट का कंटेन्ट ओवरलैप न हो।

Watermark की इमेज या टेक्स्ट को ‘एक ही रंग में’(monochromatic) और पारदर्शी(Transparent) फॉर्मैट में होना चाहिए, जिससे डॉक्यूमेंट का कॉन्टेट देखा जा सके। सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले टेक्स्ट वॉटरमार्क में से कुछ हैं – गोपनीय(Confidential), ड्राफ्ट(Draft), सैम्पल(Sample) आदि।

How to Insert a Watermark in Excel

Excel में वॉटरमार्क का इस्तेमाल करने के लिए कोई डायरेक्ट method नहीं है, जैसेकि Ms Word में होता है। इसलिए हमें इस कार्य के लिए दूसरी प्रक्रिया को अपनाना पड़ेगा। इनमें से एक आसान तरीका है Excel के Wordart फीचर का उपयोग करना।

WordArt का उपयोग कर Excel में एक साधारण वॉटरमार्क बनाने के लिए निम्न चरणों का पालन करें:

1. सबसे पहले Excel worksheet को ओपेन करें।
2. इक्सेल टूलबार में Insert टैब के Text ग्रुप में WordArt ऑप्शन पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें –

• WordArt’ ऑप्शन पर क्लिक करते ही आपको उसके विभिन्न स्टाइल दिखाई देने लगेगें, जिसमें से आप किसी भी उपयुक्त स्टाइल का चयन कर सकते हैं।

• स्टाइल पर क्लिक करते ही एक टेक्स्ट बॉक्स वर्कशीट में इन्सर्ट हो जाएगा। टेक्स्ट बॉक्स में Watermark के लिए टेक्स्ट को टाइप करें।
• ऐसा करते ही, एक्सेल में एक वॉटरमार्क जुड़ जाएगा।
• इसे और अधिक आकर्षक बनाने के लिए हम इसमें कुछ सेटिंग्स भी कर सकते है। सेटिंग्स करने के लिए, WordArt के Format Menu पर क्लिक करें व मेन्यू से अपने अनुसार सेटिंग करें।

Watermark के लिए हमें हल्के रंगों का ही उपयोग करना चाहिए व टेक्स्ट के अंदर कलर को फिल नहीं करना चाहिए जिससे कि वॉटरमार्क के साथ-साथ एक्सेल सेल का कंटेन्ट दिखाई देता रहे। आप वॉटरमार्क को Rotate भी सकते हैं। इस प्रकार आप WordArt के द्वारा वॉटरमार्क बना सकते हैं।

How to Insert a Watermark as a Background

एक्सेल में वॉटरमार्क के लिए इमेज का भी इस्तेमाल किया जा सकता है। इमेज को चुनने के पश्चात निम्न चरणों का उपयोग करके इसे आसानी से एक्सेल में जोड़ सकते हैं:

• सबसे पहले अपनी इक्सेल फाइल को ओपेन करें, फिर insert ऑप्शन को सेलेक्ट करने के बाद Illustration ग्रुप में Picture ऑप्शन पर क्लिक करें।

• Picture ऑप्शन पर क्लिक करते ही Insert Picture का डायलॉग बॉक्स ओपेन हो जाएगा, जिसमें से आप Watermark के लिए इमेज को सेलेक्ट करें व Insert बटन पर क्लिक करें।
• Insert पर क्लिक करते ही इमेज आपकी फाइल में इन्सर्ट हो जाएगी।
• एक बार जब image इन्सर्ट हो जाएगी तब आप उसको Format मेन्यू के द्वारा Modify भी कर सकते हैं जैसेकि resize, rotate आदि इस प्रकार आप बहुत आसानी से Excel में Watermark जोड़ सकते हैं।

हम MS Paint या किसी अन्य ड्राइंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके कोई भी कस्टम वॉटरमार्क बना सकते हैं और इसे इमेज फ़ाइल जैसेकि .png, .Jpeg आदि के रूप में सेव कर सकते हैं। इस इमेज को वॉटरमार्क के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। हालांकि, इस विधि का उपयोग मुख्य रूप से Header व Footer में वॉटरमार्क जोड़ने के लिए किया जाता है।

How to Insert a Watermark in the Header/Footer in Excel

एक्सेल में Header व Footer में वॉटरमार्क इन्सर्ट करने के लिए, हमें नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा

• सबसे पहले Insert ऑप्शन पर क्लिक करें व फिर टेक्स्ट ग्रुप में Header & Footer ऑप्शन पर

• Header & Footer पर क्लिक करते ही वर्कशीट Page Layout view मे बदल जाएगी व एक नया Header & Footer टॉप व बॉटम में डिस्प्ले होने लगेगा।
• उसके बाद, रिबन में ‘‘Header & Footer Tools’ टैब में नेविगेट करें और ‘Picture’ आइकन पर क्लिक करें।

• क्लिक करते ही insert picture की विंडो ओपेन हो जायगी। जिसमें वॉटरमार्क के लिए इमेज को सेलेक्ट करें व ओपेन पर क्लिक करें।
• ओपेन पर क्लिक करते ही हेडर बॉक्स में टेक्स्ट “&[Picture]” डिस्प्ले होने लगेगा। जिसका अर्थ है कि Header में Image इन्सर्ट हो गई है।
• इसी प्रक्रिया से आप footer सेक्शन में भी Watermark को इन्सर्ट कर सकते हैं।

• Watermark की इमेज को देखने के लिए शीट के किसी भी cell पर क्लिक करें। क्लिक करते ही वर्कशीट के प्रत्येक पेज पर Watermark डिस्प्ले होने लगेगा।
• इस प्रकार से आप इमेज watermark को Header व Footer में इन्सर्ट कर सकते हैं।

Note : Header व Footer में जोड़ा गया वॉटरमार्क केवल Page Layout view, Print Preview में दिखाई देता है या जब हम प्रिंट लेते हैं।
Normal View में, वॉटरमार्क वर्कशीट में तो होता है, लेकिन वह दिखाई नहीं देता है। हालाँकि, जब हम वर्कशीट को प्रिन्ट करेंगें तब वह प्रिन्ट हो जाएगा।
स्प्रेडशीट की प्रत्येक वर्कशीट में एक वॉटरमार्क जोड़ने के लिए प्रत्येक शीट में इसे अलग – अलग डालना पड़ेगा।

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Removing the Watermark From Header/Footer

• Watermark को हटाने के लिए Header व Footer के सेक्शन में क्लिक करें।
• Header व Footer में टेक्स्ट “ &[Picture]” को रिमूव करें।
• Remove करने के पश्चात वर्कशीट के किसी भी सेल में क्लिक करें या keyboard पर Tab बटन को प्रेस करके यह सुनिश्चित करें कि Watermark रिमूव हुआ है या नहीं।
• इसके अतिरिक्त जो वाटरमार्क WordArt या इमेज का उपयोग करके जोड़े गए हैं, उन्हें remove करने के लिए उनको सेलेक्ट करें व कीबोर्ड से Delete बटन को प्रेस करें।

Benefits of Watermark in Excel

आइए जानते हैं कि Watermark के क्या फ़ायदे हैं और यह क्यों आवश्यक हैं। एक्सेल में वॉटरमार्क का उपयोग करने के निम्न फ़ायदे हैं:
कंटेन्ट की चोरी से रोकना: इंटरनेट ने डिजिटल डेटा को शेयर करना बहुत आसान कर दिया है। हम अपनी डिजिटल सामग्री पर सुरक्षा के रूप में वॉटरमार्क का उपयोग कर सकते हैं क्योंकि किसी भी कंटेन्ट की कॉपी बनाना इन दिनों बहुत आसान हो गया है। वॉटरमार्क, कुछ हद तक , दूसरों को अपने लाभ के लिए किसी दूसरे के कंटेन्ट को उपयोग करने से रोकता है। इस प्रकार वॉटरमार्क कंटेन्ट की चोरी की संभावना को कम करते हैं और ठीक से उपयोग किए जाने पर इसे पूरी तरह से रोक सकते हैं।

स्वामित्व का दावा: अपने कार्य में वॉटरमार्क डालने से व्यक्तियों या संगठनों को कंटेन्ट के लिए स्वामित्व का दावा करने में मदद मिलती है।

विपणन (Marketing): आजकल, वॉटरमार्क मार्केटिंग और ब्रांड के प्रचार के लिए सबसे अच्छे तरीकों में से एक हैं। अधिकांश कंपनियां और व्यक्ति अपने logo या वेबसाइट के address का उपयोग वॉटरमार्क के रूप में करते हैं। इस तरह से जब कोई कंटेन्ट को शेयर करता है, तो लोग watermark देख कर उसके सोर्स के बारे में जान सकते हैं।

प्रचार (Promotion): यदि फ़ाइलों में वॉटरमार्क का ठीक से उपयोग किया जाता है, तो उन्हें शेयर करने से ब्रांड का प्रमोशन हो सकता है।