How to Record Macros in Excel – Easy steps

Macros in Excel: इस ट्यूटोरियल में आप इक्सेल के Macros बारे में विस्तृत जानकारी ले सकते हैं। Macro बहुत सी commands का group होता है या कहा जा सकता है कि यह एक छोटा प्रोग्राम होता है, जिसे बार – बार Run किया जा सकता है।

इक्सेल में हमें प्रायः बहुत से कार्य बार-बार करने पड़ते हैं अर्थात एक ही कार्य को दोहराना पड़ता हैं। ऐसे ही कार्यों को स्वचालित (automate) करने के लिए व समय बचाने के लिए हम Macro का इस्तेमाल कर सकते हैं, ताकि एक ही क्लिक के साथ कार्य को फिर से करा जा सके।

How to create | Record Macros in Excel

आप इक्सेल में मैक्रो को तीन प्रकार से बना सकते हैं-

  1. मैक्रो को रिकॉर्ड करने और चलाने के लिए के लिए आप Developer Tab का उपयोग कर सकते हैं।
  2. इक्सेल रिबन पर View Tab का उपयोग करके।
  3. आप अपना स्वयं का मैक्रो प्रोग्रामिंग कोड लिखने के लिए Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) का प्रयोग कर सकते हैं। Visual Basic Editor का उपयोग करके मैक्रो बना सकते हैं।

इस पोस्ट में हम Developer TabView Tab के माध्यम से मैक्रो को रिकार्ड करना सीखेंगें।

How to Record Macros in Excel using Developer Tab

  • यदि इक्सेल में रिबन पर Developer Tab नहीं डिस्प्ले हो रही है तो रिबन पर राइट क्लिक करें।
  • खुलने वाले मेन्यू में Customize the ribbon पर क्लिक करें।
Macros in Excel
Macros in Excel
  • क्लिक करते ही Excel Option का डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा, इसमें Main Tabs में Developer ऑप्शन को सेलेक्ट करें व OK पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें।
Macros in Excel
Macros in Excel
  • क्लिक करते ही डेवलपर टैब डिस्प्ले होने लगेगी।
  • Developer टैब पर क्लिक करें।
  • अब Code ग्रुप में Record Macro बटन पर क्लिक करें।
Macros in Excel
Macros in Excel
  • क्लिक करते ही Record Macro डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा, जिसमें निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें-
Macro in Excel
Macros in Excel
  • Macro Name फील्ड में Macro का नाम टाइप करें।
  • Macro को शॉर्टकट key assign करें। ध्यान रखें कि जिन शॉर्टकट keys का आप आमतौर पर उपयोग करते हैं, जैसे Ctrl + C, उसका प्रयोग न करें।
  • Store Macro in: ड्रॉप डाउन बॉक्स में वह फाइल सेलेक्ट करें जहाँ आप मैक्रो को सेव करना चाहते हैं।
    • Personal Macro Workbook: इस फाइल के द्वरा मैक्रो हर उस इक्सेल फाइल उपलब्ध होगा जिसमें आप कार्य करेंगे।
    • New Workbook: यह ऑप्शन एक नई फाइल बनाएगा व मैक्रो को वहाँ पर सेव करेगा।
    • This Workbook: यह ऑप्शन मैक्रो को वर्तमान फाइल में सेव करेगा जो किसी अन्य इक्सेल फाइल में उपलब्ध नहीं होगा।
  • Macro description बॉक्स में आप मैक्रो के बारे में वर्णन कर सकते हैं। यह वैकल्पिक (optional) है, लेकिन यदि आपके पास कोई ऐसी वर्कबुक है जिसमें कई मैक्रोज़ हैं, तो यह विवरण भी उपयोगी हो सकता है।
  • मैक्रो को रिकार्ड करने के लिए OK पर क्लिक करें।
  • OK पर क्लिक करते ही मैक्रो तुरंत रिकॉर्डिंग शुरू कर देगा।
  • अब आप उन सभी कार्यों को पूरा करें जिन्हें आप स्वचालित(Automate) करना चाहते हैं। रिकॉर्डिंग करते समय, मैक्रो आपके द्वारा किए गए सभी कार्यों को कैप्चर करता है। जैसेकि क्लिक करना, डेटा एंट्री और फॉर्मूले लिखना आदि

मैक्रो को रोकने लिए Developer Tab के Code ग्रुप में या Status Bar में Stop Recording बटन क्लिक करें.

Macro in Excel
Status Bar
Macro in Excel
Developer Tab

Macros को वर्कबुक में सेव करने के लिए Save बटन पर क्लिक करें या Ctrl + s प्रेस करें। अगली बार जब आप वर्कबुक ओपेन करेंगें तो मैक्रो फाइल में उपलब्ध होगा।

Fill Handle in ExcelPage Break in Excel
Number Formats in ExcelHyperlink in Excel

How to Create | Record Macros in Excel Using View Tab

  1. View टैब पर क्लिक करें।
  2. रिबन में Macro ग्रुप में Macro बटन पर क्लिक करें।
  3. क्लिक करते ही ड्रॉप डाउन मेन्यू ओपेन होगा। जिसमें Record Macro.. ऑप्शन पर क्लिक करें।
  4. Record Macro डायलॉग बॉक्स ओपेन होगा, जिसमें मैक्रो का नाम टाइप करें।
  5. मैक्रो को स्टोर करने के लिए “Store macro in:” ऑप्शन में “This workbook” को सेलेक्ट करें व OK पर क्लिक करें।
    (*Excel macros को Personal Macro Workbook में भी स्टोर कर सकते हैं। यहाँ पर सेव किए गए मैक्रोज़ का उपयोग अन्य वर्कबुक में भी किया जा सकता है।)
  6. OK पर क्लिक करते ही मैक्रो तुरंत रिकॉर्डिंग शुरू कर देगा।
  7. अब आप उन सभी कार्यों को पूरा कर लें जिन्हे मैक्रो मे रिकार्ड करना चाहते हैं। रिकॉर्डिंग करते समय, मैक्रो आपके द्वारा किए गए सभी कार्यों को कैप्चर करता है। जैसेकि क्लिक करना, डेटा एंट्री और फॉर्मूले लिखना आदि

Macro Recording को रोकने लिए View टैब को क्लिक करें व Stop Recording ऑप्शन को सेलेक्ट करें, या स्टेटस बार में Stop Recording बटन क्लिक करें.

मैक्रो को वर्कबुक में सेव करने के लिए Save बटन पर क्लिक करें या Ctrl + s प्रेस करें। अगली बार जब आप वर्कबुक ओपेन करेंगें तो मैक्रो फाइल में उपलब्ध होगा।

सभी मैक्रोज़ को देखने के लिए View > Macros > View Macros ऑप्शन पर क्लिक करें।

Macro in Excel
Macros in Excel

क्लिक करते ही Macro Window ओपेन हो जाएगी व सभी macros की लिस्ट देखी जा सकती है। उस मैक्रो को सेलेक्ट करें जिसे आप Run करना चाहते है व Run बटन पर क्लिक करें।

How to Run | Edit | Delete a Macro in Excel

एक बार जब आप मैक्रो को किसी workbook में रिकॉर्ड और सेव कर लेते हैं, तो आप shortcut key का उपयोग करके उसे Run कर सकते हैं या वर्कबुक में सभी मैक्रोज़ देख कर उसमें से किसी एक को रन करने के लिए चुन सकते हैं।

  1. उस शीट को सेलेक्ट करें जिसमें आप मैक्रो को Run करना चाहते हैं।
  2. Developer tab पर Macros बटन को क्लिक करें या View टैब पर Macros > View Macros ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
  3. ऐसा करते ही सभी उपलब्ध मैक्रोज़ ‘Macro’ Dialog Box में डिस्प्ले होने लगेगें। यहां से, मैक्रो को रन करने के लिए उस macro को सेलेक्ट करें जिसे आप रन करना चाहते हैं व Run बटन पर क्लिक करें।
  4. Macro को Edit करने के लिए Edit button पर क्लिक करें, जिससे VBA code editor ओपेन हो जाएगा जहाँ आप मैक्रो का code देख सकते हैं व उसे edit भी कर सकते हैं।
  5. मैक्रो को Delete करने के लिए Macro Dialog Box में मैक्रो को सेलेक्ट करें व Delete Button पर क्लिक करें।
Macro in Excel
Macros in Excel

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