जब हम अपनी वर्कशीट में Number formats का इस्तेमाल करते हैं तो यह स्प्रेड्शीट को न केवल पढ़ने में आसान बनाता है, बल्कि उसका उपयोग करना भी आसान हो जाता हैं।
डेटा के लिये उचित Number formats का प्रयोग करना अच्छा रहता है क्योंकि यह इक्सेल को बताता हैं कि सेल में किस प्रकार की वैल्यू स्टोर की गई है। जिस वजह से Data को बेहतर तरह से समझा जा सकता है।
यदि आप Excel में किसी विशिष्ट Number formats का प्रयोग नहीं करते हैं तो इक्सेल प्रायः General Number formats का प्रयोग करता है।
Applying number formats
अन्य फोर्मेटिंग की तरह ही सेल को सेलेक्ट करके व इच्छानुसार फोर्मेटिंग ऑप्शन को चुनके हम नंबर फॉर्मैट कर सकते हैं। Number Format करने के लिए हम निम्न तरीकों का इस्तेमाल कर सकते हैं –
- Home टैब पर क्लिक करें।
- खुलने वाले मेन्यू के Number ग्रुप में Number Format ड्रॉप डाउन मेन्यू से अपनी इच्छानुसार number का फॉर्मैट सेलेक्ट करें।
- आप मेन्यू में दिख रही Quick formatting commands का भी प्रयोग कर सकता हैं।
आप Format Cell का डायलॉग बॉक्स Ctrl+1 प्रेस करके या Group Icon पर क्लिक करके भी ओपेन कर सकते हैं। खुलने वाले Format Cell के डायलॉग बॉक्स में Number टैब पर क्लिक करें तथा Category बॉक्स में से कोई भी नंबर फॉर्मैट चुनें।
Category चुनने के पश्चात आप उससे से संबंधित symbol का प्रयोग Symbol ड्रॉप डाउन लिस्ट से कर कसते हैं। ऊदहरण के लिए हमने Accounting ऑप्शन को सेलेक्ट किया है। निम्न इमेज देखें –
नोट: Number Format करने के बाद जब आप सेल को सेलेक्ट करेगें तो उस सेल की वास्तविक वैल्यू फार्मूला बार में देखी जा सकती है। calculations के लिए Excel इसी वैल्यू का इस्तेमाल करता है।
Tips for Number Formats
Number Formatting से संबंधित कुछ टिप्स इस प्रकार हैं –
• Format entire column: उदाहरण के लिए यदि आप किसी कॉलम का उपयोग Date या अन्य किसी निश्चित प्रकार के डेटा के लिए उपयोग करना चाहते हैं तो आप पूरे कॉलम को सेलेक्ट करके उसमें अपनी इच्छानुसार Number format का चयन कर सकते हैं। इस प्रकार आप जब भी इस कॉलम में डेटा को जोड़ेंगे तो उसमें फोर्मेटिंग बार बार नहीं करनी पड़ेगी। यद्यपि हेडर रो पर इसका प्रभाव नहीं पड़ेगा।
• Double-check your values: यदि आप किसी शीट के वर्तमान डेटा में फोर्मेटिंग करते हैं, तो कई बार आपको अप्रत्याशित परिणाम देखने को मिल सकते हैं। जैसेकि जब आप जब किसी सेल में जिसकी वैल्यू ‘8’ है उसमें percentage (%) की फोर्मेटिंग करते हैं तो आपको परिणाम 8% के स्थान पर 800 % मिलेगा। अतः आपको वैल्यू को डबल चेक करना व उसके स्थान पर सही वैल्यू टाइप करना आवश्यक होगा।
• जब फॉर्मूले में किसी ऐसे Cell का रेफ्रन्स दिया जाता है, जिसमें Number Format का प्रयोग किया गया है, तो इक्सेल वही समान फोर्मेटिंग रिजल्ट वाले सेल में भी अप्लाइ कर देगा। उदाहरण के लिए यदि आप किसी ऐसे फॉर्मूले का प्रयोग करते हैं जिसमें Currency फोर्मेटिंग का इस्तेमाल किया गया है तो Excel फॉर्मूले का जो रिजल्ट देगा उसमें भी currency फॉर्मैट का प्रयोग करेगा।
• यदि आप चाहते हैं कि आपका डेटा बिल्कुल वैसा ही दिखाई दे जैसाकि आपने टाइप किया है तो आप Text number फॉर्मैट का प्रयोग करें।
यह फॉर्मैट प्रायः उन नंबरों के लिए अच्छा है जिनमें calculation की आवश्यकता नहीं होती है। जैसेकि फोन नंबर, ज़िप कोड आदि
Increase Decimal and Decrease Decimal
Increase Decimal और Decrease Decimal कमांड के द्वारा आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि सेल में नंबर के बाद कितने decimal places डिस्प्ले हों. यह कमांड सेल की वैल्यू में कोई बदलाव नहीं करती है।
नोट: Decrease decimal कमांड सेल की वैल्यू को rounded figure में डिस्प्ले करेगी व सेल की वास्तविक वैल्यू फार्मूला बार में डिस्प्ले होगी।