How to Print in Excel- Worksheet, Workbook, Selection

इस पोस्ट में हम जानेगें कि How to Print in Excel- worksheet, workbook, Selection आदि । आप Excel में सम्पूर्ण या आंशिक वर्कशीट व वर्कबुक को एक बार में एक या कई को एक साथ, सेलेक्ट करी हुई रेंज आदि को आसानी से प्रिंट कर सकते हैं।

यदि आप जिस डेटा को प्रिंट करना चाहते हैं वह Excel Table में है, तो आप केवल Excel Table को भी प्रिंट कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त आप अपनी वर्कबुक को प्रिंटर से प्रिन्ट करने के बजाय किसी फ़ाइल में भी प्रिंट कर सकते हैं। आप वर्कशीट को ग्रिडलाइन्स के साथ भी प्रिंट कर सकते हैं ताकि डेटा, पंक्तियाँ और कॉलम बेहतर दिखाई दें।

इस ट्यूटोरियल के माध्यम से आप अपने Excel डॉक्युमेंट्स की एक उत्तम हार्ड कॉपी प्राप्त कर सकते हैं।
नोट : कुछ फोर्मेटिंग, जैसे कि colored टेक्स्ट या सेल शेडिंग आदि स्क्रीन पर अच्छा लग सकता है, लेकिन एक Black and white प्रिंटर पर प्रिंट करने पर यह उस तरह नहीं दिखता जैसा कि आप उम्मीद करते हैं।

How to Print in Excel – Spredsheet

सबसे पहले जिन वर्कशीट को प्रिन्ट करना है, उन्हें सेलेक्ट करें

1. File टैब > Print ऑप्शन पर क्लिक करें या CTRL+P दबाएं.
2. ऐसा करते ही Print की विंडो ओपन हो जाएगी।
3. Copies बॉक्स में, प्रिन्ट की जितनी copies चाहिए वह नंबर टाइप करें।
4. Printer ऑप्शन में अपना printer सेलेक्ट करें।
5. Settings, ऑप्शन में page का margins, orientation, paper size व क्या प्रिन्ट करना है आदि सेलेक्ट करें।
6. तत्पश्चात Print बटन पर क्लिक करें।

How to Print in Excel – Active sheet, Entire workbook, Selection

अन्य ऑप्शन जैसेकि Print selection, Print Active sheet या Entire workbook आदि किसी भी को चुनने के लिए Settings ऑप्शन के अंतर्गत Print Active Sheets के पास के Down arrow को क्लिक करें और खुलने वाले मेन्यू से कोई भी ऑप्शन सेलेक्ट करें।

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सभी ऑप्शंस की जानकारी निम्नलिखित है –

1. Print Active sheet(s)
   पूरी वर्कशीट, जोकि आपने ओपन करी है, को प्रिन्ट करने के लिए Print Active Sheets ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
   बहुत सारी worksheets को एक साथ प्रिन्ट करने के लिए Ctrl key को प्रेस करे हुए ही सभी worksheets की टैब पर क्लिक करें व उन्हें सेलेक्ट करें तथा Print Active Sheets ऑप्शन पर क्लिक करें।
2. Print entire workbook
   ओपन करी हुई workbook की सभी वर्कशीट को प्रिन्ट करने के लिए Print Entire Workbook ऑप्शन को चुनें।
   नोट: यदि वर्कशीट में प्रिंट एरिया को डिफाइन किया गया है, तो एक्सेल केवल उन प्रिंट एरिया को प्रिंट करेगा। यदि आप केवल प्रिंट एरिया को प्रिंट नहीं करना चाहते हैं, तो Ignore Print Area चेक बॉक्स का चयन करें।
3. Print selection / range
   वर्कशीट की किसी निश्चित सेल रेंज को प्रिन्ट करने के लिए, सेल रेंज को सेलेक्ट करें व Print Selection ऑप्शन को चुनें। non-adjacent सेल्स या ranges को सेलेक्ट करते समय Ctrl key को दबाए रखें।

How To print in Excel – Excel Table

1. Table को Enable करने के लिए टेबल के अंदर एक सेल मे क्लिक करें।
2. File टैब को सेलेक्ट करें, और फिर Print ऑप्शन पर क्लिक करें।
3. Settings ऑप्शन के अंतर्गत , Print Active Sheets ऑप्शन के डाउन एरो को क्लिक करें और Print Selected Table ऑप्शन पर क्लिक करें।

नोट : यह ऑप्शन केवल तभी डिस्प्ले होता है जब Table या उसके किसी पार्ट को सेलेक्ट किया जाता है.

4. अब Print बटन पर क्लिक करें।

How to print in Excel – Entire Worksheet on one page

इक्सेल sheet को एक पेज़ पर प्रिन्ट करने के लिए Print window के Settings सेक्शन में निम्न Scaling options में किसी एक को चुनें।

• Fit Sheet on One Page – यह ऑप्शन आपकी शीट को shrink करके एक ही पेज़ पर प्रिन्ट करेगा
• Fit All Columns on One Page – इस ऑप्शन के द्वारा सभी कॉलम एक ही पेज़ पर प्रिन्ट होंगे लेकिन Rows कई पेज़ पर
• Fit All Rows on One Page – सभी rows एक पेज़ पर व columns कई पेज़ पर
• Scaling, को रिमूव करने के लिए No Scaling ऑप्शन को चुनें।

नोट: Scaling ऑप्शन का इस्तेमाल सावधानी से करें क्योंकि यदि आपकी शीट बहुत बड़ी है तो एक ही पेज़ पर प्रिन्ट करने से उसे पढ़ने में परेशानी होगी। इस समस्या से निपटने के लिए आप Custom Scaling option का प्रयोग कर सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें –

1. Custom Scaling option पर क्लिक करें|
2. क्लिक करते ही Page Setup का डायलॉग बॉक्स ओपन होगा।
3. जहाँ आप Adjust to टेक्स्ट बॉक्स में अपने अनुसार कम या ज्यादा नंबर दे सकते हैं।

Page Setup डायलॉग बॉक्स मे आप निम्न option को भी सेट कर सकते हैं –

• Page orientation: Portrait orientation उन worksheets के लिए उपयोगी है जिनमें कॉलम की तुलना में पंक्तियाँ अधिक हैं। यदि आपकी वर्कशीट में पंक्तियों की तुलना में कॉलम अधिक हैं, तो page orientation को Landscape में बदलें।
• Adjust margins: आप पेज के मार्जिन को जितना कम रखेगें, आपके डेटा के लिए पेज पर अधिक जगह होगी।
• Fit to: इस ऑप्शन के द्वारा आप pages की संख्या को पहले से ही निर्धारित कर सकते हैं, अर्थात आप इक्सेल को यह निर्देश दे सकते हैं कि वह आपके डेटा को कितने pages में प्रिन्ट करे। इसके लिए Fit to ऑप्शन के दोनों boxes (wide and tall) में pages का नंबर डालें।