इस आर्टिकल में हम सीखेंगें कि इक्सेल में Dropdown List कैसे बनाई जाए।
Microsoft Excel में कॉम्प्लेक्स डेटा को आसानी से ऑर्गेनाइज़ और एनालाइज़ किया जा सकता है। इसका एक बहुत उपयोगी फीचर है, इसकी Dropdown List बनाने की क्षमता, जिसका उपयोग करके यूजर पहले से ही बनाई हुई लिस्ट में से किसी एक आइटम को सेलेक्ट कर सकता है।
ड्रॉपडाउन लिस्ट के फीचर के द्वारा डेटा एंट्री को अधिक तेजी से व सटीकता के साथ किया जा सकता है। इस आर्टिकल में आप एक्सेल में ड्रॉपडाउन लिस्ट बनाने के स्टेप्स के बारे में जान सकेंगे।
Dropdown List तब फायदेमंद होती हैं, जब आप चाहते हों कि यूजर सेल में अपनी वैल्यू लिखने के बजाए लिस्ट से ही किसी वैल्यू को सेलेक्ट करे। इस प्रकार आप महत्वपूर्ण सेल्स के लिए डेटा एंट्री को अपने अनुसार कंट्रोल कर सकते हैं।
How to create Dropdown List in Excel
इक्सेल में Dropdown List बनाने के लिए आप इक्सेल के Data Validation फीचर का इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें
- उस सेल को सेलेक्ट करें जहाँ पर आप picklist को दिखाना चाहते हैं। यह एक सेल, सेल की रेंज या पूरा कॉलम भी हो सकता है। ctrl key को प्रेस व होल्ड करके आप एक से अधिक सेल जो आपस में जुड़े हुए नहीं हैं, उनका चयन भी कर सकते हैं।
- Data tab पर Data Tools ग्रुप में Data Validation ऑप्शन पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें –
- क्लिक करते ही Data Validation डायलॉग बॉक्स ओपन होगा। डायलॉग बॉक्स की Settings टैब में निम्न कार्यों को करें
- Allow box में List. ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
- Source box में List items को comma लगाकर टाइप करें।
- इस बात का ध्यान रखें कि ‘In-cell dropdown’ बॉक्स सेलेक्ट(checked) किया गया हो, अन्यथा सेल के बगल में ड्रॉप-डाउन एरो दिखाई नहीं देगा।
- आप अपनी आवश्यकता के अनुसार ‘Ignore blank option’ को चेक या uncheck कर सकते हैं।
- अब OK पर क्लिक करें।
OK पर Click करते ही आपकी लिस्ट निम्न प्रकार से डिस्प्ले होगी –
Make Dropdown List from a range of cells
ड्रॉपडाउन लिस्ट में डेटा को सेल्स की रेंज से इनपुट कराने के लिए निम्न स्टेप्स का अनुसरण करें
- सबसे पहले आप डेटा आइटम की उस लिस्ट को क्रीऐट करें जिसे आप ड्रॉपडाउन लिस्ट में शो कराना चाहते हैं। इसके लिए आप सेम शीट का या दूसरी शीट का इस्तेमाल कर सकते हैं।
- उन सेल्स की रेंज को सेलेक्ट करें जिसमें डेटा आइटम की लिस्ट बनी है।
- अब Data tab > Data Validation पर क्लिक करें।
- Data Validation के डायलॉग बॉक्स के “Allow” ड्रॉपडाउन लिस्ट में “List” ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
- Source बॉक्स में क्लिक करें व सेल्स की उस रेंज को सेलेक्ट करें जिसमें डेटा लिस्ट के आइटम्स को टाइप किया हैं।
- इसके पश्चात OK पर क्लिक करें। क्लिक करते ही आपकी डेटा लिस्ट बन जाएगी।
नोट: यदि आप आइटम की लिस्ट को एडिट करेंगें तो आपकी ड्रॉपडाउन लिस्ट स्वतः ही अपडेट हो जाएगी। लेकिन यदि आप आइटम लिस्ट में कोई आइटम जोड़ते या डिलीट करते है, तो आपको Source रेंज रेफ्रन्स को भी चेंज करना होगा।
Insert Dropdown List from a named range
Named Range से ड्रॉपडाउन लिस्ट बनाने के लिए निम्न स्टेप्स का पालन करें
- शीट पर आइटम्स की लिस्ट बनाए। ध्यान रहे कि सभी वैल्यूस एक ही कॉलम या एक ही Row में होनी चाहिए।
- अब इस Items की लिस्ट की Named range क्रीऐट करें। इसके लिए लिस्ट सेल्स को सेलेक्ट करें व Name Box में इस रेंज को अपनी इच्छानुसार नाम दें व Enter key को प्रेस करें।
निम्न उदाहरण में हमने ‘Colors’ नामक Named Range बनाई है। निम्न इमेज देखें –
- अब उस सेल को सेलेक्ट करें जहाँ पर आप ड्रॉपडाउन लिस्ट को show कराना चाहते हैं।
- Data Validation डायलॉग बॉक्स को ओपन करें व निम्न स्टेप्स का पालन करें-
- Allow box में List ऑप्शन को सेलेक्ट करें।
- Source box में equals (=) का साइन टाइप करें व range name टाइप करें।( हम अपने केस में “=Colors” टाइप किया है।)
- अब OK पर क्लिक करें। निम्न इमेज देखें-
ऊपर दी हुई सारी प्रक्रिया का रिजल्ट निम्न प्रकार से डिस्प्ले होगा-
नोट: यदि आपकी शीट में बहुत सी ड्रॉपडाउन लिस्ट हैं तो Named Range की मदद से उनको आसानी से मैनेज किया जा सकता है।
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