इस आर्टिकल में हम बहुत सी कंपनियों में पूछे जाने वाले मुख्य MS Excel interview questions व उनके Answers के बारे में जानेगें।
आज के समय में यदि आप किसी ऑर्गेनाइजेशन में जॉब के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो MS Excel की जानकारी होना एक आवश्यक Skills में से एक है। डेटा को स्टोर करने व उसका विश्लेशण करने के लिए प्रायः सभी संघटनों में MS excel का इस्तेमाल किया जाता है।
Top MS Excel Interview Questions and Answers
प्रायः पूछे जाने वाले MS Excel Interview Questions और Answers की लिस्ट इस प्रकार है –
Table of Contents
MS Excel क्या है?
Ans. Microsoft Excel एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट ऐपलीकेशन है जिसका उपयोग डेटा को व्यवस्थित करने, स्टोर करने और Manipulate व Analyze करने के लिए किया जाता है. इस ऐपलीकेशन को माइक्रोसॉफ्ट कंपनी ने डेवलप किया है।
MS Excel में Ribbon क्या होता है?
Ans. इक्सेल में Ribbon यूजर व इक्सेल के मध्य इंटरफेस की तरह कार्य करता है। यह इक्सेल विंडो के सबसे ऊपर के एरिया में डिस्प्ले होता है। इसमें बहुत सी Tabs होती हैं जैसेकि File, Home, Insert, Page layout, Data आदि। इसके माध्यम से यूजर बहुत सी Commands को एक्सेस कर सकता है। Ribbon को कस्टमाइज़ भी किया जा सकता है।
Spreadsheets क्या होती हैं?
Ans. Spreadsheets एक ऐपलीकेशन सॉफ्टवेयर होती हैं, जिसका इस्तेमाल डेटा को मैनेज करने, कैलकुलेशन करने, स्टोर करने, सॉर्ट करने आदि के लिए किया जाता है।
Excel में सेल एड्रेस क्या होता है ?
Ans. Cell address कॉलम नंबर व Row नंबर का combination होता है जोकि शीट के किसी सेल की पहचान कराता है या दूसरे शब्दों में कहें तो Cell address किसी सेल का पता बतलाता है।
क्या इक्सेल शीट में Row व column को ऐड कर सकते हैं?
Ans. हाँ, इक्सेल शीट में Row व Column को ऐड किया जा सकता है।
क्या इक्सेल में सेल को फॉर्मैट कर सकते हैं?
Ans. हाँ, इक्सेल में सेल्स को फॉर्मैट किया जा सकता है। सेल्स को फॉर्मैट करने के लिए आप Format cells विंडो का प्रयोग कर सकते हैं। Format cells डायलॉग बॉक्स को ओपेन करने के लिए होम टैब के फॉन्ट ग्रुप में ग्रुप आइकान पर क्लिक करें। डायलॉग बॉक्स में निम्न options मिलेंगें, जिनका प्रयोग करके आप सेल फॉर्मैट कर सकते हैं।
- Number
- Alignment
- Font
- Border
- Fill
- Protection
क्या सेल में कमेन्ट ऐड कर सकते हैं?
Ans. हाँ, सेल में कमेंट्स को ऐड किया जा सकता है। कमेंट्स को ऐड करने के लिए सेल को सेल को सेलेक्ट करें व राइट क्लिक करें तथा Insert Comment कमांड पर क्लिक करें। अब अपना कमेन्ट टाइप करें व इंटर प्रेस करें।
MS Excel में प्रयोग होने वाले Wildcards कौन से हैं?
Ans. इक्सेल में तीन(3) प्रकार के Wildcards का प्रयोग किया जाता है।
- Asterisk () – 0 या ज्यादा characters के लिए। उदाहरण के लिए Ex का अर्थ Excel, Example Extra आदि
- Question mark (?) – इसका प्रयोग एक 1 character के लिए किया जाता है। उदाहरण के लिए एक Ex?ra या Tab?e आदि
- Tilde (~) – इक्सेल में जब कोई विशिष्ट(specific) शब्द को खोजना होता है तो (~) का प्रयोग किया जाता है। जैसेकि यदि आपको शब्द ‘Hang’ को खोजना है तो आपकी सर्च स्ट्रिंग Hang~ होगी।
Excel में VLOOKUP फ़ंक्शन क्या है
Ans. VLOOKUP फ़ंक्शन डेटा को Vertically सर्च करता है। यह अलग-अलग Rows में लेकिन same कॉलम में डेटा को सर्च करता है।
Comments का क्या फायदा है व इनको सेल में कैसे ऐड करें?
Ans. इक्सेल में कमेंट्स कई कारणों से प्रयोग करें जाते हैं।
o सेल के purpose को बताने के लिए
o फॉर्मूले को स्पष्ट करने के लिए
o दूसरे यूजर को सेल के कॉन्टेन्ट के बारे में बताने के लिए।
सेल में कमेन्ट को ऐड करने के लिए सेल पर राइट क्लिक करें व मेन्यू से Insert comment कमांड पर क्लिक करें व अपना कमेन्ट टाइप करें।
इक्सेल में Pivot Table क्या होती है?
Ans. Pivot tables इक्सेल का एक Tool है जिसका इस्तेमाल डेटा को calculate, analyze करने व डेटा को संक्षिप्त रूप से दर्शाने के लिए किया जाता है।
एक्सेल में फॉर्मूले का मूल्यांकन करने के लिए क्या प्रोटोकॉल है ?
Ans. MS Excel फॉर्मूले के मूल्यांकन के जिस प्रोटोकॉल का प्रयोग करता है उसे “Order of Operations” कहा जाता है जो इस प्रकार है – PEMDAS
- Parentheses
- Exponents
- Multiplication
- Division
- Addition
- Subtraction
Relative cell referencing और Absolute cell referencing क्या होती है?
Ans. इक्सेल में जब हम किसी फॉर्मूले का प्रयोग करते है और वैल्यू के स्थान पर सेल की रेफ्रन्स को इस्तेमाल करते है। ऐसे में जब सेल की वैल्यू चेंज होती है तो फॉर्मूले का रिजल्ट भी चेंज हो जाता है। इक्सेल में दो प्रकार की Cell Reference का प्रयोग किया जाता है-
Relative reference in Excel – Relative references उस सेल की लोकैशन को बताती है, जिस सेल में वैल्यू स्टोर होती है। जब उसी सेल को किसी और लोकैशन पर मूव किया जाता है तो इक्सेल नए सेल की लोकैशन के आधार पर reference को चेंज कर देगा।
Absolute reference in Excel – Absolute reference एक specific सेल अड्रेस को बताती है। यह हमेशा एक same सेल को रेफ़र करती है।
किसी को वर्कशीट से सेल कॉपी करने से कैसे रोक सकते हैं?
Ans. वर्कशीट को पासवर्ड प्रोटेक्ट करके हम उसे कॉपी करने से बचा सकते हैं।
Formule व Function में क्या फ़र्क होता है ?
Ans. फार्मूला एक सिम्पल इक्वैशन या स्टेटमेंट होता है, जो यूजर के द्वारा define किया जाता है। फार्मूले की शुरूआत ‘=’ साइन से होती है। जैसेकि = b2+c4-(2*5)
फ़ंक्शन इक्सेल के द्वारा पहले से ही डिफाइन कोड होते हैं, जो कोई calculation परफ़ॉर्म करते है जैसेकि =sum(b4+d3)
इक्सेल में हाइपरलिंक कैसे बनाए?
Ans. इक्सेल में हाइपरलिंक बनाने के लिए उस सेल या टेक्स्ट को सेलेक्ट करें जिसे आप हाइपरलिंक करना चाहते हैं व Ctrl+K टाइप करें तथा खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में destination पेज का address टाइप करें। ऐसा करते ही सेल या टेक्स्ट हाइपरलिंक हो जाएगा।
इक्सेल में एडवांस्ड फ़िल्टर का प्रयोग कैसे करें?
Ans. इक्सेल में एडवांस्ड फ़िल्टर अप्लाइ करने के लिए सबसे पहले
- डेटा सेट को सेलेक्ट करें
- इसके पश्चात Data > Sort & Filter > Advanced पर लिक करें
- एडवांस्ड फ़िल्टर डायलॉग बॉक्स को ओपेन करें और ‘Copy to another location’ पर क्लिक करें व फिर OK पर क्लिक करें।
MS Excel में विभिन्न प्रकार के COUNT फ़ंक्शन कौन से हैं?
Ans. इक्सेल में 5 प्रकार के COUNT फ़ंक्शन हैं –
- COUNT: COUNT का प्रयोग उन सेल्स को काउन्ट करने के लिए किया जाता है जिनमें नंबर होते हैं।
- COUNTA: COUNTA का प्रयोग उन सेल को काउन्ट करने के लिए किया जाता है इनमें वैल्यूस होती हैं।
- COUNTBLANK: इक्सेल में COUNTBLANK फ़ंक्शन का प्रयोग आप किसी ब्लैंक सेल को काउन्ट करने के लिए कर सकते है।
- COUNTIF: COUNTIF का प्रयोग उन सेल्स की गंणना के लिए किया जाता है जो एक निश्चित criteria को पूरा करते है।
- COUNTIFS: COUNTIFS का प्रयोग तब किया जाता है जब हमको एक से ज्यादा criteria का इस्तेमाल करना होता है।
इक्सेल में फ़ंक्शन की विभिन्न कैटेगरी कौन सी हैं?
MS Excel में फ़ंक्शन की निम्न कैटेगरी हैं –
| Catagory | Important Formulas |
|---|---|
| Date & Time | DAY, MONTH, DATE, etc |
| Financial | ACCINT, ACCINTM, DOLLARDE etc |
| Math & Trig | SUM, SUMIF, SIN etc |
| Statistical | AVERAGE, COUNT, MAX, MIN, etc |
| Lookup & Reference | HLOOKUP, VLOOKUP etc |
| Database | DAVERAGE, DCOUNT, DMIN, DMAX, etc |
| Text | BAHTTEXT, DOLLAR, LOWER, UPPER, etc |
| Logical | IF, NOT, FALSE, AND, OR, TRUE, etc |
| Information | INFO, ERROR.TYPE, TYPE, ISERROR, etc |
| Engineering | COMPLEX, CONVERT, DELTA, OCT2BIN, etc |
| Cube | CUBESET, CUBENUMBER, CUBEVALUE, etc |
| Compatibility | PERCENTILE, RANK, VAR, MODE, etc |
| Web | ENCODEURL, FILTERXML, WEBSERVICE |
इक्सेल में ड्रॉपडाउन लिस्ट कैसे बनाएगें?
Ans. MS Excel में ड्रॉपडाउन लिस्ट बनाने के लिए निम्न स्टेप्स को अपनाएं-
• डेटा टैब पर क्लिक करें
• फिर Data Tools Group में Data Validation पर क्लिक करें।
• इसके पश्चात Data Validation बॉक्स में Settings>Allow>List पर क्लिक करें।
• अब सोर्स लिस्ट को सेलेक्ट करें।
Macro क्या होते हैं?
Ans. इक्सेल में Macro का प्रयोग किसी कार्य को ऑटोमेट करने के लिए किया जाता है। अतः कहा जा सकता है कि मैक्रो एक या एक से अधिक इन्स्ट्रक्शन्स का ग्रुप होते हैं जिनको किसी कार्य को बार-बार करने के लिए उपयोग किया जाता है।
इक्सेल की सभी शीट में एक समान फॉर्मैट कैसे प्रयोग कर सकते हैं?
Ans. इक्सेल की सभी शीट एक समान फॉर्मैट अप्लाइ करने के लिए निम्न स्टेप्स को अपनाए
- वर्कबुक की किसी भी शीट पर राइट क्लिक करें।
- फिर Select All Sheets ऑप्शन पर क्लिक करें।
- अब किसी किसी एक शीट को फॉर्मैट करें आप देखेगें की फोर्मेटिंग सभी sheets में अप्लाइ हो जाएगी।
सेल के दाहिने ऊपर के कॉर्नर में दिखने वाला Red Triangel क्या दर्शाता है?
Ans. सेल के दाहिने ऊपर के कॉर्नर में दिखने वाला Red Triangel यह बतलाता है कि उस सेल से कमेन्ट को लिंक किया गया है। यदि आप उस पर कर्सर को ले जायेंगे तो कमेन्ट डिस्प्ले होने लगेगा।
इक्सेल में Freeze Panes क्या होते हैं?
Ans. इक्सेल में किसी Row या column को लॉक करने के लिए Freeze Panes का प्रयोग किया जाता है। शीट को स्क्रॉल करने पर भी लॉक करी हुई Row व Column की हेडिंग स्क्रीन पर दिखती रहेगी।
MS Excel में फ़ंक्शन की विभिन्न कैटेगरी कौन सी हैं?
Ans. इक्सेल में फ़ंक्शन की निम्न कैटेगरी हैं –
| Catagory | Important Function |
|---|---|
| Date & Time | DAY, DATE, MONTH, etc |
| Financial | ACCINTM, DOLLARDE, ACCINT, etc |
| Math & Trig | SUM, SIN, PRODUCT, COS etc |
| Statistical | AVERAGE, COUNT, COUNTIF, MAX, MIN, etc |
| Lookup & Reference | HLOOKUP, CHOOSE, ROW, VLOOKUP etc |
| Database | DAVERAGE, DCOUNT, DMIN, DMAX, etc |
| Text | BAHTTEXT, DOLLAR, LOWER, UPPER, etc |
| Logical | AND, TRUE, FALSE, OR, NOT, IF, etc |
| Information | INFO, ERROR.TYPE, TYPE, ISERROR, etc |
| Engineering | COMPLEX, CONVERT, DELTA, OCT2BIN, etc |
| Cube | CUBESET, CUBENUMBER, CUBEVALUE, etc |
| Compatibility | PERCENTILE, RANK, VAR, MODE, etc |
| Web | ENCODEURL, FILTERXML, WEBSERVICE |
MS-Excel में चार्ट्स क्या है?
Ans. इक्सेल में जब डेटा को ग्राफिक्स के द्वारा दिखाया जाता है तो उसे Charts कहते हैं। इक्सेल में यूजर विभिन्न प्रकार के चार्ट्स का प्रयोग कर सकता है जैसेकि कॉलम, बार, लाइन, पाइ आदि। सभी प्रकार के चार्ट्स को Insert टैब के charts ग्रुप से एक्सेस किया जा सकता है।
इक्सेल के सेल में टेक्स्ट को Wrap कैसे कर सकते हैं?
Ans. सेल के टेक्स्ट को Wrap करने के लिए सबसे पहले टेक्स्ट को सेलेक्ट करें व फिर Home टैब पर Alignment ग्रुप में Wrap Text कमांड को क्लिक करें।
एक्सेल में रिपोर्ट के टाइप क्या हैं?
Ans. MS Excel में निम्न तीन टाइप के Report formats का प्रयोग किया जा सकता है-
• Compact
• Report
• Tabular